Traccia delle modifiche consente di visualizzare un elenco delle singole modifiche apportate a un foglio di calcolo. In qualità di proprietario del documento, è possibile attivare la traccia delle modifiche per l'intero foglio di calcolo. I proprietari delle sezioni possono attivare la tracciabilità delle modifiche per sezioni specifiche (fogli).
Nota: l'eliminazione di righe o colonne e i dati ordinati non vengono monitorati.
Abilitare le modifiche al foglio di calcolo o alla sezione
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Per attivare la traccia delle modifiche:
- Aprire la barra degli strumenti Review .
- Attivare Traccia le modifiche .
- Selezionare le sezioni specifiche (fogli) su cui si desidera attivare la traccia delle modifiche. Per abilitare la traccia delle modifiche per l'intero foglio di calcolo, selezionare Intero file.
Nota: I proprietari dei documenti possono gestire le modifiche di traccia per l'intero foglio di calcolo, mentre i proprietari delle sezioni possono gestire solo le sezioni per le quali hanno i permessi di proprietario. I proprietari delle sezioni non possono modificare le impostazioni di tracciamento delle modifiche per le loro sezioni se il proprietario del documento attiva il tracciamento delle modifiche per l'intero file.
- Fare clic su Applicare per attivare le modifiche di traccia per l'intero file o per le sezioni selezionate.
Per sapere se la funzione Traccia modifiche è attivata o disattivata per la sezione in cui ci si trova, è possibile visualizzare la levetta Traccia modifiche nella scheda Review del foglio di calcolo. È anche possibile fare clic sulla levetta Traccia modifiche per visualizzare una vista globale dello stato di abilitazione di tutte le sezioni nella finestra Manage Track Changes .
Visualizza le modifiche tracciate
Dopo aver attivato la traccia delle modifiche, si vedranno le modifiche contrassegnate di conseguenza.
- I traslochi sono contrassegnati da una spilla rossa.
- Le modifiche (punti in cui il testo è stato sia aggiunto che rimosso) sono segnalate con una spilla viola.
- Le aggiunte sono in blu con una sottolineatura e una spilla blu.
Per visualizzare il testo rimosso all'interno del foglio di calcolo, è possibile cambiare la modalità di visualizzazione . Dalla barra degli strumenti Review , selezionare un'icona per cambiare la visualizzazione.
Esistono tre tipi di modalità di visualizzazione:
- Nascondi modifiche: Nasconde tutte le modifiche. Questo permette di vedere il file come ultima revisione in una vista pulita.
- Modifiche semplificate: Nasconde i contenuti eliminati ma mostra un pin nella posizione generale. In questo modo è possibile vedere la vista finale del documento, indicando anche le aree di modifica. È possibile fare clic sui pin per visualizzare le schede di modifica dettagliate nel pannello Track Changes .
- Tutte le modifiche: Questa è la visualizzazione predefinita per le modifiche alla traccia. Vedrete i contenuti cancellati e aggiunti.
Nota: la vista All modifiche può influire sulla disposizione finale dei contenuti, poiché fa spazio ai contenuti eliminati che non sono presenti nella revisione finale.
È possibile passare da una modifica all'altra facendo clic sui pulsanti Precedente o Successivo nella barra degli strumenti Revisione, oppure aprendo il pannello Traccia modifiche . Facendo clic su una modifica nel pannello si evidenzia la modifica nel foglio di calcolo.
Nota: Le modifiche al contorno, ai collegamenti, alla formattazione del testo e alle righe/colonne cancellate non vengono tracciate.
Una linea verticale blu a sinistra di un foglio nel contorno del documento indica che quella sezione contiene modifiche tracciate.
Gestire le autorizzazioni di approvazione
I proprietari dei documenti possono scegliere quali collaboratori possono approvare le modifiche tracciate. Per impostazione predefinita, solo i proprietari possono approvare le modifiche. I redattori possono approvare le modifiche solo se il Proprietario modifica l'impostazione dei permessi.
Per dare ai redattori i permessi di approvazione:
- Dalla barra degli strumenti Review , fare clic su Approval e selezionare Permissions.
- Nella sezione Permessi , selezionare Editori e proprietari dal menu a tendina Può approvare le modifiche alla traccia .
- Fare clic su Salva le modifiche.
Sia i proprietari che i redattori possono ora approvare le modifiche tracciate.
Approvare o rifiutare le singole modifiche
La capacità di un collaboratore di rifiutare o approvare le modifiche tracciate dipende dal suo ruolo e dalle impostazioni di autorizzazione del documento:
- I proprietari possono approvare e rifiutare qualsiasi modifica tracciata
- I redattori possono rifiutare qualsiasi modifica tracciata
- I redattori possono approvare le modifiche tracciate solo se hanno i permessi di approvazione
Per approvare o rifiutare una singola modifica:
- Aprite il pannello Traccia modifiche .
- Selezionare una modifica.
- Fare clic sui pulsanti Approvare o Rifiutare .
È inoltre possibile approvare o rifiutare le modifiche facendo clic con il pulsante destro del mouse su una modifica nel documento e scegliendo Approva o Rifiuta dal menu. Una volta approvati o rifiutati, gli indicatori di modifica scompaiono.
Nota: se in un file sono presenti modifiche tracciate che non sono state approvate o rifiutate e lo si copia, il file copiato avrà quelle modifiche tracciate come approvate senza alcuna cronologia precedente.
Approvare o rifiutare tutte le modifiche
È possibile approvare o rifiutare le modifiche a livello di sezione o di documento tramite l'icona Approvazione nella barra degli strumenti. Quando si approvano o rifiutano tutte le modifiche tracciate in una sola volta, non è possibile annullare l'azione.
L'esportazione di documenti con modifiche di traccia in .xlsx o .csv viene visualizzata come se tutte le modifiche di traccia fossero approvate. Questo non approva tutte le modifiche apportate al documento.