Per aggregare e segmentare i dati in base a criteri specifici, è possibile creare query basate sui dati memorizzati nella piattaforma Workiva come tabelle e fogli di calcolo. Ad esempio, è possibile creare query per analizzare le entrate in base alla località o per fare confronti anno per anno.
Per creare una query, è possibile:
- Definisce i suoi criteri in un'applicazione drag-and-drop Builder .
- Comporre la sua definizione come sintassi, se si è a proprio agio con il linguaggio di interrogazione strutturato (SQL) .
Quando si crea una query, si definiscono le fonti e i criteri dei dati da includere nei risultati:
- Campi, che forniscono le informazioni da visualizzare nei risultati della query
- Filtri, per includere solo i record che soddisfano i criteri selezionati, ad esempio per concentrarsi su conti, regioni o periodi specifici
- Calcoli, che restituiscono valori basati su più colonne, ad esempio per sommare la loro somma o concatenare stringhe
- Relazioni, per unire dati correlati provenienti da più fonti
Passo 1. Creare la query
Per creare la query, partire da zero o basarsi su una query esistente.
- Da Wdata Home, fare clic su Create , e selezionare Query .
- Dal pannello Query Properties , impostare le proprietà della query:
- Per aiutare a identificare la query e il suo intento, inserire il suo nome univoco e la sua descrizione.
- In Limit, inserire il numero massimo di record da restituire.
- Per restituire solo i record con valori diversi, ad esempio per evitare i duplicati, selezionare Mostra solo righe distinte.
- Per specificare chi può visualizzare e collaborare alla query, fare clic su Permessi , e selezionare l'accesso di ciascun collaboratore.
- Fare clic su Salvare .
- Modificare il nome e la descrizione della query, se necessario.
- Selezionare la cartella in cui salvare la query e fare clic su Salva query.
Per facilitare la creazione, è possibile salvare una copia di una query come punto di partenza per una query simile.
- Copiare la query esistente da se stessa o da Home :
- Dalla query, fare clic su Salva , Salva come.
- Da Home, selezionare Copia dal menu della query.
- Dalla query, fare clic su Salva , Salva come.
- Inserire il nome, la descrizione e la posizione della nuova query.
- Fare clic su Salva query.
- Nella nuova query, fare clic su Permessi , e selezionare l'accesso di ciascun collaboratore.
- Fare clic su Salvare .
Passo 2. Selezionare le fonti della query
Per selezionare i dati da utilizzare nella query, si includono le colonne delle tabelle, dei risultati delle query e dei fogli di calcolo a cui si ha il permesso di accedere nella piattaforma Workiva. Dal pannello di sinistra Sorgenti, fare clic su Nuova sorgente, e selezionare i dati da includere nella query.
Se la query ha più fonti, nella scheda Relationships, si definisce come combinare, o unire, i loro record.
Nota: Quando si salva la query, vengono automaticamente rimosse le fonti che appaiono come Relazione di necessità . Per conservare queste fonti, definisce la loro relazione con le altre fonti.
Passo 3. Aggiungere eventuali parametri
Per definire i valori dei filtri o dei calcoli della query durante l'esecuzione della stessa, ad esempio per affettare i dati in tempo reale, aggiungere i parametri per i loro valori. Dal pannello Parametri , è possibile
- Aggiungere un nuovo parametro e specificare i valori possibili per l'esecuzione della query.
- Selezionare un parametro globale configurato dal proprietario dello spazio di lavoro.
Passo 4. Definire i risultati della query
È possibile definire i risultati di una query in un Builder drag-and-drop o, se si ha familiarità con la sintassi SQL, in un editor SQL .
Suggerimento: Per annullare le modifiche in Builder o SQL Editor e tornare alla versione precedentemente salvata della query, fare clic su Reset . Se si collabora alla query con altri, l'ultima versione salvata potrebbe non essere l'ultima salvata da.
Per definire la query, si consiglia il drag-and-drop Builder, soprattutto se non si ha familiarità o dimestichezza con la sintassi SQL.
- Per specificare i dati da includere nei risultati della query, selezionare le colonne in Sources, e fare clic su Add to Fields o trascinarle in Fields.
- Per navigare nel pannello Sources, fare clic su Expand All o Collapse All per mostrare o nascondere tutte le colonne.
- Per trovare una fonte o una colonna specifica, fare clic su Mostra filtri e cercare per nome.
- Dopo aver aggiunto i campi della query, dal pannello Proprietà dei campi , definire le proprietà o il calcolo di ciascuno come necessario.
- Nella scheda Filtri, creare filtri per impostare i criteri dei dati di origine da includere nei risultati, ad esempio per concentrarsi su conti o periodi specifici.
Suggerimento: Per scegliere i criteri quando si esegue la query, ad esempio per affettare i dati in tempo reale, utilizzare i valori dei parametri con filtri o calcoli.
Se si ha familiarità con l'SQL, fare clic su SQL e Edit SQL per comporre l'istruzione SQL della query in un editor.
Nota: Per preservare la sintassi SQL, l'editor si apre di default in sola lettura. A seconda della complessità della query, potrebbe non essere possibile mantenere la sintassi se si fa clic su Builder dopo l'avvio dell'editor SQL.
Anche se non tutte le query includono tutte le clausole, ogni parte dell'istruzione SQL viene eseguita in una particolare sequenza:
-
FROMeJOIN, per determinare le fonti dei dati da interrogare -
WHERE, per includere solo i dati che soddisfano criteri specifici -
GROUP BY, per riassumere i dati in base a valori comuni -
HAVING, per includere solo i dati delle righe aggregate che soddisfano criteri specifici -
SELECToSELECT DISTINCT, per specificare ulteriormente quali dati sorgente includere -
ORDER BY, per specificare l'ordinamento dei dati nei risultati -
LIMITeOFFSET, per specificare quanti e quali record della query includere
Per garantire l'integrità dei dati, l'editor SQL supporta istruzioni di sola lettura come SELECT, ma non istruzioni di lettura/scrittura come INSERT o DELETE.
Per fare rapidamente riferimento a una colonna sorgente nella sintassi, dal pannello Sources, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e selezionare Add to Query.
- Per navigare nel pannello Sources, fare clic su Expand All o Collapse All per mostrare o nascondere tutte le colonne.
- Per trovare una fonte o una colonna specifica, fare clic su Mostra filtri e cercare per nome.
Nota: Per limitare i risultati della query a record specifici, definire i criteri del filtro come sintassi SQL. Per impostare il valore di un filtro durante l'esecuzione della query, fa riferimento a un parametro.
Fase 5. Disporre i risultati
Per impostazione predefinita, i risultati della query appaiono non ordinati e piatti, con tutti i campi come colonne separate, come in una tabella. Per chiarire i dati, è possibile ordinare i risultati della query in base ai dati di un campo.
Suggerimento: Per riepilogare ulteriormente i risultati, è possibile disporli come tabulazione incrociata con righe, colonne e valori.
Per ordinare i risultati della query, nella scheda Ordinamento, spostare i campi da ordinare in Ordinamento, e selezionare se disporre i dati in ordine crescente o decrescente .
Per ordinare i risultati della query, utilizzare una parola chiave ORDER BY, come ORDER BY field_header ASC. Per ordinare in base a più campi, separarli con una virgola; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Fase 6. Verifica e utilizzo dei risultati
Per visualizzare i risultati di una query, fare clic su Esegui query . Se la query include dei parametri, impostarne i valori e fare clic su Esegui query.
Dopo aver verificato la corretta visualizzazione dei risultati della query, è possibile utilizzarli in tutta la piattaforma Workiva:
- Creare una vista per analizzare i dati come tabella o grafico
- Collegare i dati a un foglio di calcolo o alla tabella o al grafico di un documento o presentazione
- Esportare i dati in una tabella o in un foglio di calcolo