Misurare gli acquisti in Workiva Carbon

Da Misura, utilizzare Acquisti per aiutare a calcolare le emissioni della catena di approvvigionamento per i beni e i servizi acquistati, tra cui:

• Beni capitali: le fabbriche, gli strumenti e le attrezzature utilizzate per produrre i beni o servizi finiti
• Acquisti legati alla produzione: i materiali, i componenti o gli ingredienti che servono per realizzare i prodotti

Nota: se si è un utente Beta di Acquisti v2, consultare Acquisti V2 (Beta) per una guida più recente.

Come categoria, i beni e servizi acquistati sono spesso una delle maggiori fonti di emissioni per le organizzazioni. Per calcolare queste emissioni, Workiva Carbon utilizza i dati di modelli che stimano il flusso di beni e servizi in tutta l'economia, noti anche come modelli EEIO (Environmentally-Extended Input Output). Per stimare le emissioni per fatturato per una serie di materie prime e settori, questi modelli moltiplicano la spesa per calcolare le emissioni (fattore di emissione x $ spesi = MT CO2e).

Un passaggio fondamentale è mappare i dati di spesa alle materie prime e ai settori nei modelli EEIO. Una volta acquisita familiarità con le categorie contabili interne, è possibile suddividere l'attività di mappatura in più giorni; tutti i progressi verranno salvati.

Nota: sebbene questo processo sia manuale e possa richiedere molto tempo all'inizio, Workiva Carbon salva le mappature per i futuri caricamenti di dati. Quando si tornerà a calcolare le emissioni dell'anno successivo, il processo sarà molto più rapido, se non addirittura automatico.

Fase 1. Preparare e caricare un file o un template

Per importare i dati delle transazioni in Acquisti, preparare un file esportato dalla propria piattaforma contabile o un template scaricato da Workiva Carbon.

Fase 2. Convalidare il file

Per assicurarsi che l'importazione avvenga in modo corretto, verificare che il file abbia le specifiche corrette:

Colonna	Descrizione	Formato
Data	Data della transazione	Data, ad esempio 2021-01-01 o 1/1/2021
Importo	Importo monetario della transazione	Decimale
Categoria	Nome della categoria interna, come impostato nella piattaforma di contabilità Suggerimento: per risultati più precisi in Workiva Carbon, inserire la categoria più dettagliata.	Stringa
Fornitore	Nome del fornitore (o "venditore", a seconda del sistema contabile) associato alla transazione. Se non si dispone del nome del fornitore, indicare Sconosciuto o lasciare il campo vuoto. Suggerimento: questa colonna non ha alcun impatto sui calcoli, ma consente a Workiva Carbon di riportare i risultati delle emissioni dei fornitori principali.	Stringa
Valuta	Codice della valuta della transazione	Stringa
Emissioni (MT CO2e)	Se un fornitore condivide dati specifici sulle emissioni, inserire i valori per gli acquisti per i quali si dispone di dati specifici sulle emissioni. In questo modo si annullano i calcoli delle emissioni eseguiti nel backend. Nota: se non si dispone di dati specifici sulle emissioni per un acquisto, lasciare questa colonna vuota.	Decimale

Suggerimento: per ottimizzare la velocità di elaborazione, rimuovere le colonne non necessarie.

Fase 3. Caricare i dati

Per importare i dati dei beni e servizi acquistati:

1. Nella schermata di caricamento, fare clic su Carica e selezionare il file XLSX con i dati della transazione.

   Nota: Workiva Carbon può caricare solo file XLSX fino a 100 MB. Per effettuare l'importazione in modo corretto, l'XLSX non deve contenere formule. Se il file fa riferimento ad altre celle o a file con formule, copiare e incollare i valori prima di effettuare il caricamento.

   
2. Controllare i dati della transazione per verificare che siano stati importati correttamente.

Fase 4. Mappare le categorie

I dati relativi alle transazioni devono includere le categorie di spesa, quali:

• Spesso provengono da un sistema di contabilità e possono essere il piano dei conti, se sufficientemente granulare
• Definire cosa è stato acquistato, poiché i fattori di Workiva Carbon si basano sulle materie prime acquistate

Suggerimento: è inoltre possibile classificare i dati delle transazioni in base al fornitore, per ricevere emissioni specifiche per il fornitore.

Quando si impostano le categorie delle transazioni:

• Le categorie di spesa devono essere il più granulari possibile. Tuttavia, se una categoria non rappresenta una singola materia prima separata (ad esempio, la categoria IT può includere sia le apparecchiature informatiche che i servizi IT), è necessario classificare il bene o il servizio predominante.
• Specificare se una categoria si applica ai beni capitali o agli acquisti legati alla produzione, in modo che Workiva Carbon possa tenerne traccia correttamente e applicare i fattori di emissione appropriati.
  • Per beni generali o beni capitali, Workiva Carbon utilizza fattori di emissione adattati per includere i margini di vendita al dettaglio.
  • Per gli acquisti legati alla produzione, Workiva Carbon assume i prezzi all'ingrosso e quindi non include gli aggiustamenti dei margini nel fattore di emissione.

Suggerimento: se si è un rivenditore di prodotti finiti e non un produttore, classificare tutti gli acquisti che incidono sul costo del venduto (COGS) come acquisti legati alla produzione.

Per mappare le categorie delle transazioni:

1. Fornire le informazioni richieste fino a quando non viene mappato almeno il 75% della spesa.

   Suggerimento: per ottenere emissioni più precise, mappare più del 75%. Se la mappatura è inferiore al 100%, Workiva Carbon estrapola la spesa rimanente in base alle categorie mappate.

   Campo	Descrizione
   Area generale	Selezionare se la categoria si applica ai beni o ai servizi: Beni: beni fisici o materiali acquistati Servizi: atti compiuti dall'organizzazione Suggerimento: molti servizi incorporano beni fisici; ad esempio, i fotografi possono fornire stampe o le aziende di riparazione HVAC possono fornire pezzi di ricambio. In questi casi, si tratta di atti che vengono ancora classificati come Servizi.
   Categoria delle emissioni	Selezionare le materie prime che più si avvicinano alla categoria di spesa. Nota: le materie prime disponibili dipendono dal fatto che l'area generale sia Beni o Servizi.
   Tipo	Selezionare il tipo di acquisto: Bene capitale: beni ad alta intensità di capitale che hanno una durata prolungata e sono utilizzati per fabbricare prodotti, fornire servizi o vendere, immagazzinare o consegnare merci. Suggerimento: spesso è possibile allineare questa tipologia con la definizione di bene capitale data dal team contabile. Legato alla produzione: materiali e forniture utilizzati per la produzione dei prodotti finali (come ingredienti, componenti o imballaggi) o prodotti finiti acquistati per la rivendita. Generale/non specificato: acquisti che non sono né beni capitali né legati alla produzione

2. Nella colonna di destra, selezionare le categorie da escludere. Ad esempio, escludere questi tipi di spesa, poiché Workiva Carbon li include in altre categorie di emissioni:
   • Viaggi di lavoro: trasporti per esigenze di lavoro, compresi voli, viaggi in treno e noleggio auto.

     Suggerimento: i viaggi di lavorononincludono l'alloggio, il costo del parcheggio o i pasti, che dovrebbero essere inclusi in Beni e servizi acquistati.

   • Utenze energetiche: acquisti di carburante, elettricità, riscaldamento, vapore e raffreddamento; sono esclusi anche gli acquisti di prodotti di energia rinnovabile, come i certificati di energia rinnovabile (REC)
   • Trasporto e distribuzione: servizi di spedizione e magazzino
   • Rifiuti: servizi di trasporto rifiuti

Suggerimento: se si conoscono i dati sulle emissioni per specifiche categorie di acquisto da un fornitore, fare clic su Configurazione e aggiungere la fonte personalizzata. È quindi possibile mappare gli acquisti alla fonte e applicare il fattore di emissione personalizzato nei calcoli.

Categorie di esempio

Le categorie di Workiva Carbon sono in linea con i raggruppamenti industriali del Bureau of Economic Analysis degli Stati Uniti. Questa tabella fornisce esempi per ogni categoria; le categorie con l'asterisco (*) possono sovrapporsi ad altre categorie di emissioni, come l'elettricità acquistata, e in tal caso dovrebbero essere escluse da Beni e servizi acquistati.

Materia prima	Esempi
Supporto amministrativo	Risorse umane, amministrazione degli uffici, manutenzione delle strutture, sicurezza, organizzazione dei viaggi
Trasporto aereo*	Trasporto passeggeri o merci
Abbigliamento e prodotti in pelle	Abbigliamento
Telecomunicazioni e prodotti farmaceutici	Inchiostro e toner, vernici, fertilizzanti, gas industriali, prodotti farmaceutici
Servizi informatici e di design	Servizi di programmazione informatica, progettazione di sistemi di rete, gestione IT
Computer ed elettronica	Computer portatili, telefoni cellulari, strumenti industriali
Costruzione	Costruzione, ristrutturazione, manutenzione di edifici o strutture
Elaborazione dati e pubblicazione su Internet	Abbonamenti al cloud, hosting di dati
Servizi educativi	Corsi di sviluppo professionale
Prodotti in metallo lavorati	Ferramenta metallica, tubazioni, raccordi
Aziende agricole	Prodotti agricoli di base, compresi i prodotti vegetali e animali
Banche della Federal Reserve, intermediazione creditizia, attività connesse
Silvicoltura e pesca	Legno grezzo, pesce selvatico
Fondi, trust e altri veicoli finanziari*
Mobili	Mobili per ufficio, scaffalature
Merci e beni in generale
Sanità - Servizi ospedalieri	Assistenza medica ospedaliera
Assistenza sanitaria - Assistenza infermieristica e residenziale	Case di cura, strutture per la salute mentale
Assistenza sanitaria - Ambulatoriale	Servizi ambulatoriali di medici, dentisti o altri operatori sanitari
Hotel e alloggi per affari	Hotel
Assicurazioni	Vettori assicurativi, agenzie e broker
Legale
Macchinari	Apparecchiature HVAC, pompe, stampanti, apparecchiature per la movimentazione dei materiali, utensili elettrici
Supporto alla gestione	Gestione immobiliare, gestione da parte di terzi di imprese di proprietà della società
Prodotti minerali (non metallici)	Cemento, calcestruzzo, argilla, lana minerale, vetro
Estrazione mineraria - Attività di supporto	Perforazione di pozzi
Estrazione (eccetto petrolio e gas)	Carbone, sabbia, ghiaia, ferro, pietra
Veicoli a motore, rimorchi e parti
Estrazione di petrolio e gas*
Altro - Prodotti manifatturieri	Apparecchiature e forniture mediche, giocattoli, articoli sportivi, cartelli, forniture per ufficio non cartacee
Altro - Professionale, scientifico e tecnico	Servizi di architettura, contabilità, ingegneria, ricerca, marketing, pubblicità
Altro - Trasporto e assistenza*	Corrieri
Altro - Attrezzatura per il trasporto	Aeromobili, imbarcazioni, biciclette e parti associate
Prodotti di carta	Cartone, carta da ufficio
Petrolio e carbone*	Asfalto
Trasporto in condotta
Plastica e gomma	Sacchetti di plastica, pellicole, pneumatici
Metalli primari	Materiale metallico grezzo per la produzione, come le lastre metalliche
Stampa	Stampa di libri o materiale di marketing
Editoria (escluso Internet, ma inclusi i software)	Pubblicazione di software, riviste e giornali
Immobiliare - Commerciale, industriale	Proprietà commerciali o industriali in locazione
Immobiliare - Alloggi	Pagamenti per affitti residenziali
Ricreazione - Arti dello spettacolo, sport, musei
Ricreazione - Arti, divertimenti, gioco d'azzardo	Parchi a tema, casinò
Servizi di noleggio e leasing	Noleggio di attrezzature, noleggio di elettronica
Ristoranti e bar
Vendita al dettaglio - Altro	Ferramenta, assistenza alla persona
Titoli, contratti su materie prime, investimenti	Gestione del portfolio
Assistenza sociale	Asilo nido per bambini
Negozi - Alimenti e bevande	Supermercati
Tessile	Tessuti, tappeti, filati
Trasporto - Imbarcazione, acqua*	Trasporto passeggeri o merci
Trasporto - Transito passeggeri e terra*	Trasporto passeggeri o merci
Trasporto - Ferrovia*	Trasporto passeggeri o merci
Trasporto - Camion*	Trasporto passeggeri o merci
Utenze*	Utenze non contabilizzate come Scope 1 o 2
Video, audio e film	Produzione video e audio, servizi di recitazione
Magazzino e stoccaggio*
Gestione dei rifiuti*	Pulizia dei rifiuti pericolosi
Commercio all'ingrosso - Alimenti, bevande e tabacco	Vendita all'ingrosso di alimenti da parte di un distributore o di un produttore
Prodotti in legno	Legname, compensato, finestre e porte in legno

Domande frequenti

Con quale frequenza devo caricare i dati relativi a Beni e servizi acquistati?

In genere, le emissioni di Beni e servizi acquistati basate sulla spesa vengono calcolate annualmente, in linea con l'anno fiscale.

Quali sono i vantaggi di un approccio alla contabilizzazione delle emissioni basato sulla spesa?

Un approccio basato sulla spesa è il modo più semplice e comune per creare un inventario esaustivo delle emissioni per Beni e servizi acquistati. Si consiglia di utilizzare Acquisti per avere un'idea dell'entità delle varie categorie di spesa e di utilizzare i relativi output per stabilire le priorità di coinvolgimento dei fornitori e ottenere dati più precisi.

Perché Workiva Carbon utilizza i fattori di emissione basati sulla spesa dell'EPA e perché è accettabile in altre regioni?

Workiva Carbon utilizza il modello di catena di fornitura EEIO (Environmentally-Extended Input-Output) dell'Environmental Protection Agency (EPA) per stimare le emissioni di gas serra basate sulla spesa. Il modello EEIO combina enormi tabelle di dati economici che riportano nel dettaglio le transazioni industriali con dati ambientali, come le emissioni per dollaro di produzione. Simulando il flusso di denaro attraverso questa rete, i fattori EEIO stimano l'impronta ambientale totale degli acquisti, considerando tutti i processi a monte (dalle materie prime, alle fabbriche e ai trasporti). Sebbene l'accuratezza dipenda dalla qualità dei dati e dalle medie del settore, essi offrono un modo potente e standard per comprendere l'impatto ambientale nascosto nella catena di approvvigionamento. 

Utilizziamo i fattori di emissione della catena di approvvigionamento EEIO per due motivi:

• Approccio standardizzato: i fattori EEIO forniscono una metodologia coerente per calcolare le emissioni in base ai modelli di spesa. Questo garantisce trasparenza e comparabilità in tutta la catena di approvvigionamento globale, indipendentemente dalle variazioni regionali. 
• Disponibilità dei dati: sebbene sia difficile ottenere dati dettagliati sulle emissioni di ogni fornitore a livello mondiale, i fattori EEIO offrono un'alternativa affidabile, soprattutto per le valutazioni iniziali. 

Sebbene i fattori EEIO si basino sull'economia statunitense, il loro principio fondamentale (ovvero collegare la spesa all'impatto ambientale) è valido a livello globale. Forniscono indicazioni preziose, soprattutto quando i dati specifici dei fornitori sono limitati. 

I fattori EEIO dell'EPA sono efficaci, ma utilizzano tecniche di modellazione. Sono un ottimo punto di partenza e, per ottenere risultati più precisi, è necessario considerare la possibilità di raccogliere dati specifici sui fornitori utilizzando lo strumento di valutazione dei fornitori, indipendentemente dalla regione. 

Esiste un modo per calcolare le emissioni di Beni e servizi acquistati senza i dati di spesa?

Sì. È possibile utilizzare la valutazione dei fornitori per coinvolgere i fornitori e ottenere i dati sulle emissioni dei beni o dei servizi che si acquistano da loro. Questo è uno dei modi più accurati per costruire un inventario di Beni e servizi acquistati, ma può richiedere molto tempo e i fornitori spesso non hanno i dati a pronta disposizione.

Ho già calcolato le mie emissioni, ma devo aggiornare i dati grezzi delle transazioni o le mappature delle categorie. Come posso fare?

Per aggiornare i dati delle transazioni o le mappature delle categorie, caricare un nuovo file e mappare le sue categorie:

1. Da Acquisti, selezionare Elimina dal menu della voce.
   
2. Caricare un nuovo file e aggiornare le relative mappature delle categorie.

   Nota: le impostazioni predefinite delle categorie verranno salvate dalle mappature precedenti, ma è possibile modificarle nella mappatura aggiornata, se necessario.

Se si modifica la mappatura delle categorie in un'importazione futura, si aggiorneranno le voci precedenti?

No, le modifiche alle mappature delle categorie si applicano solo nel futuro, non sono retroattive.

Per i consulenti: se mappo le categorie per un cliente, tali mappature saranno applicate ad altri clienti?

No, le categorie mappate si applicano solo al cliente corrente. Per applicare queste mappature a tutti i clienti, importare i loro dati e selezionare le stesse mappature per ogni singolo cliente.

Come posso classificare i prodotti finiti acquistati per la rivendita?

Classificare come acquisti legati alla produzione tutti gli acquisti di beni e servizi che normalmente rientrano nel costo del venduto (COGS), compresi gli acquisti di prodotti dropshipping. 

Che tipo di dati dobbiamo chiedere al nostro dipartimento finanziario quando raccogliamo i dati per effettuare un'importazione?

Chiedere una delle opzioni seguenti:

• Spese profitti e perdite, in particolare i dati di cassa piuttosto che quelli di competenza; per la maggior parte delle aziende, questo compare nel conto spese della contabilità generale.  
• Tutte le spese in conto capitale che sono raggruppate in una categoria separata in Workiva Carbon. Possono escludere categorie come le retribuzioni e gli ammortamenti, oppure queste possono essere escluse direttamente in Workiva Carbon.

Devo inserire i dati relativi a Beni e servizi acquistati se un fornitore ha raggiunto la neutralità carbonica o ha un prodotto che ha raggiunto la neutralità carbonica?

Sì; secondo il Greenhouse Gas Protocol (GHGP), è necessario includere tutti gli acquisti nei calcoli della categoria 1 dello Scope 3: Beni e servizi acquistati, indipendentemente da qualsiasi offset o neutralità specifica degli acquisti.

Workiva Carbon incorpora anche le linee guida del Corporate Net-Zero Standard di SBTi, che vieta l'uso di crediti di carbonio come misura di riduzione dell'inventario. Le aziende non possono dichiarare riduzioni di emissioni derivanti da offset utilizzati dai fornitori.