Lorsque le contenu des fichiers est commun à un grand nombre d'entre eux et que les utilisations varient légèrement, les espaces réservés permettent de réutiliser le contenu tout en offrant la souplesse nécessaire pour spécifier les variations. Avec les espaces réservés de contenu, vous pouvez créer des liens source qui permettent des variables planifiées, ou les utiliser sans liens pour créer des modèles de documents.
Voici quelques exemples d'utilisation des espaces réservés de contenu :
- Permettre un contenu variable dans un lien de destination
- Construire des modèles pour les narrations et afficher où le contenu dynamique doit être mis à jour chaque fois que la narration est utilisée.
- Introduire la variabilité dans le langage standard des rapports
Vous pouvez connecter les espaces réservés à une feuille de calcul et utiliser les données pour saisir et mettre à jour rapidement les valeurs de plusieurs espaces réservés à la fois.
Disponibilité des fonctionnalités
- Cette fonctionnalité n'est actuellement disponible que dans les solutions Global Statutory Reporting, Annual and Interim Reporting et Investments sélectionnées. Contactez votre CSM si vous souhaitez être ajouté à la liste d'attente.
- Les espaces réservés pour le contenu ne sont actuellement utilisés que dans les documents et les présentations.
Créer un nouvel espace réservé
Pour créer un espace réservé dans un fichier individuel :
- Ouvrez le panneau Content placeholders.
- Cliquez sur l'icône Ajouter un espace réservé de contenu.
- Ajoutez une étiquette pour votre espace réservé et une description facultative.
Lorsqu'un espace réservé est inséré dans un document, l'étiquette de l'espace réservé s'affiche jusqu'à ce que vous lui donniez une valeur. - Cliquez sur Add pour enregistrer l'espace réservé, ou cliquez sur Add and insert pour insérer l'espace réservé à l'endroit où se trouve votre curseur dans le fichier.
Votre espace réservé est ajouté au panneau Placeholders et vous pouvez l'insérer n'importe où dans votre document.
Insérer un espace réservé
Pour insérer un espace réservé dans votre document :
- Cliquez dans votre document à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'espace réservé. Si vous souhaitez remplacer un texte existant par votre espace réservé, mettez le texte à remplacer en surbrillance.
- Dans le panneau Content placeholders, cliquez sur la flèche déroulante située à côté de votre espace réservé et sélectionnez Insert at selection.
Vous pouvez mettre en évidence votre nouvel espace réservé dans le document et ajouter une mise en forme du texte, comme l'accent ou la couleur, que vous souhaiterez lorsque des valeurs seront ajoutées à l'espace réservé.
Une fois que vous avez inséré tous les espaces réservés nécessaires dans votre document, vous pouvez :
- Cliquez sur Enregistrer sous dans la barre d'outils Fichier et enregistrez le fichier en tant que modèle.
- Mettez le contenu en surbrillance et cliquez avec le bouton droit de la souris pour Créer un lien source et l'utiliser comme lien de destination dans un autre fichier.
- Connectez vos espaces réservés aux données d'une feuille de calcul afin d'obtenir rapidement des valeurs dynamiques pour des ensembles d'espaces réservés.
Se connecter à une feuille de calcul Workiva
Lorsque vous connectez vos espaces réservés aux données d'une feuille de calcul Workiva, vous pouvez :
- Vos données sont organisées, mises à jour et indexées en un seul endroit.
- Remplir rapidement des valeurs réservées dans le document en identifiant une clé
- Définir un espace réservé pour le contenu dans plusieurs fichiers
Dans ce processus, vous utilisez les données d'une feuille de calcul pour ajouter des valeurs à des espaces réservés, et non pour créer des liens .
Le processus de connexion à une feuille de calcul se déroule en deux temps :
Configurer les données dans votre feuille de calcul
Pour définir une feuille de calcul pour plusieurs séries de valeurs d'espace réservé, créez une nouvelle feuille de calcul Workiva ou utilisez-en une existante. Veillez à effectuer les opérations suivantes :
- Définissez votre plage de données et utilisez la première ligne ou colonne pour les étiquettes réservées que vous souhaitez utiliser - il peut s'agir d'éléments tels que Office Manager ou Address si vous avez rédigé une narration à utiliser dans plusieurs bureaux.
- Remplir les lignes et les colonnes avec les ensembles uniques de valeurs pour chaque narration.
Définir la connexion
Une fois que vous avez créé une feuille de calcul avec les valeurs à remplir pour vos espaces réservés, vous pouvez la connecter à votre document.
- Dans le panneau Content placeholders, cliquez sur l'icône Ajouter une connexion.
- Sélectionnez la feuille de calcul contenant vos données réservées et cliquez sur Sélectionner.
- Complétez Incrément 1 : Saisissez une plage de données pour la connexion.
- Choisissez la feuille à laquelle vous souhaitez vous connecter.
- Saisissez la plage de données à utiliser à partir de la feuille de calcul, par exemple A1:C4. Assurez-vous que l'espace inclut à la fois les étiquettes et les valeurs réservées.
- Si vous avez besoin d'afficher la feuille de calcul connectée pour vérifier la plage de cellules, cliquez sur le nom du fichier inséré en lien hypertexte.
- Indiquez si les champs de données se trouvent à la ligne 1 ou à la colonne 1 de la plage de données.
- Compléter Incrément 2 : Réviser les espaces réservés du contenu et sélectionner les clés.
- Les étiquettes espace réservé de votre feuille de calcul sont répertoriées dans la colonne Source. Dans la colonne Placeholders, vous pouvez soit sélectionner l'espace réservé existant dans votre document pour le mapper, soit en créer un nouveau en le tapant dans la case.
- Choisissez une clé Placeholder à épingler en haut de votre liste d'espaces réservés. La clé permet de définir l'ensemble des données à utiliser pour remplir les espaces réservés. Veillez à sélectionner une clé dont les valeurs sont distinctes et ne se répètent dans aucun ensemble de données. Vous pouvez également sélectionner plusieurs clés présentant une combinaison distincte de valeurs.
- Cliquez sur Enregistrer sous pour terminer.
Vos espaces réservés connectés s'affichent désormais dans le panneau Content placeholders.
Si vous n'avez pas fait correspondre les espaces réservés à des espaces existants dans le document, vous pouvez maintenant les ajouter à votre document en utilisant Insert at selection dans la liste déroulante de chaque espace réservé.
Gérer la connexion
Le menu déroulant de la connexion par feuille de calcul propose différentes manières de gérer votre connexion.
- Affichage des données sources: Accéder à la feuille de calcul connectée pour réviser les données.
- Éditer la connexion: Retourner à la fenêtre modale Définir la connexion pour modifier l'espace réservé, l'étendue des données ou la clé.
- Se déconnecter de la source: Supprimer la connexion à la feuille de calcul source mais conserver les espaces réservés et les valeurs saisies.
- Supprimer les espaces réservés: Supprimer la connexion à la source et supprimer les espaces réservés, mais toutes les valeurs saisies pour les espaces réservés resteront dans le document.
Pour actualiser la connexion, cliquez sur l'icône Actualiser la connexion. Toutes les valeurs mises à jour dans la feuille de calcul le seront également dans votre document.
Ajouter des valeurs réservées
Utilisez le panneau Content placeholders pour ajouter des valeurs à vos espaces réservés. La valeur que vous saisissez dans le panneau remplace l'étiquette dans le texte mais conserve la mise en forme. La façon dont vous ajoutez les valeurs dépend du fait que vos espaces réservés sont connectés ou non à des données dans une feuille de calcul.
- Dans le panneau Content placeholders, entrez une valeur pour un espace réservé individuel.
- Appuyez sur Entrez sur votre clavier.
La valeur remplace l'étiquette espace réservé dans votre document mais conserve le formatage des valeurs.
- Dans le panneau Content placeholders, développez le menu déroulant Select a value pour la clé.
- Sélectionnez la valeur qui définit l'ensemble de données à utiliser pour remplir les autres espaces réservés.
Les valeurs des espaces réservés sont connectées aux valeurs de la connexion à la feuille de calcul.
Effacer les valeurs des espaces réservés
Pour effacer toutes les valeurs des espaces réservés dans le document, cliquez sur l'icône d'effacement dans le panneau. Toutes les valeurs réservées sont effacées et remplacées par l'étiquette correspondante.
Masquer et dé-cacher les espaces réservés
Si vous n'avez pas besoin d'ajouter une valeur à un espace réservé, vous pouvez le masquer dans le document afin que l'étiquette ne s'affiche pas. Vous ne pouvez masquer que les espaces réservés qui n'ont pas de valeur. Par exemple, vous pouvez avoir des espaces réservés dans le document pour "Ligne d'adresse 1" et "Ligne d'adresse 2". Si vous ne voulez rien afficher pour la "Ligne d'adresse 2", vous pouvez la masquer dans le document.
Il existe deux façons de masquer un espace réservé dans votre document :
- Passez la souris sur l'espace réservé dans le panneau et cliquez sur l'icône Masquer du document.
- Sélectionnez Masquer le document dans le menu déroulant de l'espace réservé.
L'étiquette réservée ne s'affiche plus dans le document.
Il existe deux façons de supprimer un espace réservé dans votre document :
- Passez la souris sur l'espace réservé dans le panneau et cliquez sur l'icône Unhide from document.
- Sélectionnez Unhide from document dans le menu déroulant de l'espace réservé.
L'étiquette espace réservé est maintenant visible dans le document.
Masquer automatiquement un espace réservé sans valeur
Vous pouvez également choisir de masquer automatiquement une étiquette d'espace réservé de contenu lorsqu'aucune valeur n'est saisie.
- Dans le panneau Content placeholders, développez le menu déroulant de l'espace réservé et sélectionnez Properties.
- Sélectionnez Masquer du document.
- Cliquez sur Enregistrer sous.
L'espace réservé est masqué dans le document lorsqu'aucune valeur ne lui est attribuée.
Supprimer les espaces réservés
Vous pouvez supprimer les espaces réservés individuellement ou par groupe. Si vous supprimez un espace réservé qui avait déjà une valeur, cette valeur reste dans le document.
- Dans le panneau Content placeholders, développez le menu déroulant correspondant à l'espace réservé.
- Sélectionner Supprimer.
L'espace réservé est supprimé du panneau et du document. Si vous avez déjà saisi une valeur pour l'espace réservé, cette valeur reste dans le document.
- Dans le panneau Content placeholders, développez le menu déroulant pour la connexion.
- Sélectionnez Supprimer la connexion.
Les espaces réservés sont supprimés du tableau de bord et du document. Si vous avez déjà saisi des valeurs pour l'un des espaces réservés, ces valeurs restent dans le document.