Commenter des documents

Vous pouvez vous servir des commentaires pour laisser des remarques et collaborer avec d'autres personnes dans un document. 

Ajouter un commentaire

Pour ajouter un commentaire à un document :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau auquel vous souhaitez ajouter un commentaire. Pour commenter un graphique, sélectionnez le texte associé au graphique.

Remarque : si vous travaillez dans un texte et n'effectuez aucune sélection, le commentaire sera joint au mot le plus proche de votre curseur.

2

Faites un clic droit sur le texte et sélectionnez Add Comment dans le menu.

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Saisissez votre commentaire dans le champ New Comment et cliquez sur Post.

Vous pouvez mentionner des utilisateurs uniques et des groupes d'un workspace pour leur notifier votre commentaire. Saisissez @ dans la zone de texte pour afficher une liste d'utilisateurs et de groupes existants. Vous pouvez saisir @thread pour notifier tous les utilisateurs qui ont participé au fil de commentaires actuel.

Les utilisateurs qui filtrent par « my @ mentions » depuis le panel Comments ou de la page Home voient également les mentions de leur groupe incluses dans les résultats.

Remarque : par défaut, la publication ou la réponse à un commentaire en mentionnant un groupe envoie une notification par e-mail à tous les membres du groupe. Vous recevrez également une notification dès qu'une personne répondra à une discussion à laquelle vous avez participé. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la gestion des notifications. 

Gérer les commentaires

Vous pouvez gérer les commentaires de votre document depuis l'encadré des commentaires ou depuis le panel Comments. En tant que Document Owner, vous pouvez ajouter des commentaires, y répondre, les résoudre, les déplacer et les supprimer. Si vous êtes un Editor ou un Viewer, vous pouvez également effectuer ces actions. Toutefois, vous ne pouvez supprimer que vos propres commentaires.

Une mise en surbrillance bleue dans votre document indique la présence de commentaires associés à cette sélection. Cliquez sur le contenu surligné pour faire apparaître un indicateur bleu à côté du commentaire associé.

Par défaut, les commentaires et leurs mises en avant sont activés dans votre document. Vous pouvez afficher ou masquer les indicateurs de commentaires dans la barre d'outils View .

Si vous souhaitez suivre le statut d'un commentaire précis, vous pouvez cliquer sur l'icône représenté par une étiquette pour activer les étiquettes de commentaires. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l'ajout d'étiquettes de commentaires. 

Supprimer plusieurs ou tous les commentaires

Dans le panneau Commentaires , vous pouvez supprimer un commentaire sélectionné, des commentaires résolus ou tous les commentaires. Dans Home, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer. Lorsque les commentaires sont supprimés, toutes les réponses du fil de commentaires sont également supprimées.

Supprimer plusieurs commentaires dans votre fichier

Seuls les propriétaires de documents sont autorisés à supprimer tous les commentaires et supprimer les commentaires résolus. Cependant, si tous les commentaires actifs et/ou les commentaires résolus qui existent dans le document ont été créés par un même utilisateur, ces options de suppression de commentaires seront disponibles pour cet utilisateur, car il en est le créateur.

Dans le panneau des commentaires, il y a trois options permettant de supprimer des commentaires : 

• Delete selected comment : permet de supprimer le commentaire actuellement sélectionné.
• Delete resolved comments : permet de supprimer tous les commentaires qui ont été marqués comme résolus. 
• Delete all comments : permet de supprimer tous les commentaires du fichier.
  
  

Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devrez taper « Delete » pour confirmer.

Remarque : la suppression d'un commentaire sélectionné, de commentaires résolus ou de tous les commentaires ne peut pas être annulée.

Supprimer plusieurs commentaires depuis la page Home

À partir de l'onglet Commentaires dans Homme, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer, mais un commentaire ne sera supprimé que si vous en êtes l'auteur ou si le commentaire se trouve dans un fichier pour lequel vous disposez des autorisations de propriétaire. 

Pour supprimer plusieurs commentaires depuis la page Home :

1

Sélectionnez l'onglet Comments.

2

Cochez la case située à gauche de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer.

3

Sélectionnez l'icône de la corbeille dans le coin supérieur droit.

4

Pour confirmer que vous souhaitez supprimer les commentaires sélectionnés, tapez « Delete ».

5

Selectionnez Delete. 

Remarque : la suppression de plusieurs commentaires ne peut pas être annulée.

Déplacer un commentaire

Si vous devez déplacer un de vos commentaires vers une autre partie de votre document, vous pouvez utiliser l'option Move Comment.

Pour déplacer un commentaire existant :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau vers lequel vous souhaitez déplacer le commentaire.

2

Depuis le panel Comments, cliquez sur la flèche.

3

Sélectionnez Move Comment.

Filtrer les commentaires

Utilisez les options de filtres pour afficher des commentaires spécifiques, tels que les commentaires non résolus ou les commentaires contenant des mentions @.

Pour appliquer un filtre :

1

Ouvrez le panel Comments .

2

Cliquez sur l'icône Filter .

3

Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires.

• Show for : affiche les commentaires de l'ensemble du document ou de la section actuelle.
• Status : filtre les commentaires selon leur statut ouvert ou résolu.
• Mentions : vous permet d'afficher seulement les commentaires qui vous mentionnent ou mentionnent un groupe dans lequel vous êtes.
• Date Updated : filtre les commentaires ajoutés à une certaine date, dans une plage de dates et d'heures ou avant/après une certaine date.
• Author : affiche les commentaires ajoutés par un utilisateur donné.
• Content : vous permet de rechercher des mots clés ou des expressions dans les commentaires.

Commentaires déconnectés

Si le texte auquel votre commentaire est lié est supprimé de votre document, une icône Disconnected apparaît à côté du commentaire. La sélection initiale du commentaire (jusqu'à 400 caractères) apparaît également dans l'encadré du commentaire. 

Pour reconnecter une nouvelle fois votre commentaire, mettez en surbrillance une nouvelle sélection de texte dans votre document et sélectionnez Reconnect Comment dans le menu.

Gérer les notifications par e-mail

Pour gérer les notifications relatives aux commentaires, modifiez vos préférences de notification du fil de commentaires.

Pour modifier vos notifications, cliquez sur l'icône en forme de cloche dans le panel Comments ou sur le lien Manage these notifications, disponible depuis votre e-mail.

Vous pouvez choisir entre trois options :

• Replies to threads I’m participating in : en choisissant cette option, vous recevrez une notification par e-mail à chaque nouveau commentaire dans une discussion à laquelle vous avez participée ou dans laquelle votre nom d'utilisateur est mentionné.
• Only my @ mentions : cette option vous envoie une notification uniquement lorsqu'une personne mentionne votre nom d'utilisateur ou un groupe dont vous êtes membre, ou utilise la balise @thread.
• Les commentaires figurant sur ce document vous indiquent tous les commentaires qui ont été apportés, quel qu'en soit le type, y compris les réponses et les mentions.

Remarque : cela s'applique uniquement à vos notifications de commentaires sur ce fichier et n'affecte en rien les autres utilisateurs.

Les notifications sont définies indépendamment pour chaque fichier. Vous pouvez ainsi personnaliser vos paramètres de notification sur chaque document.