Commenter des documents

Vous pouvez utiliser les commentaires pour laisser des remarques et collaborer avec d'autres personnes dans un document. 

Ajouter un commentaire

Pour ajouter un commentaire à un document :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau auquel vous souhaitez ajouter un commentaire. Pour commenter un graphique, sélectionnez le texte associé au graphique.

Note : Si vous travaillez dans un texte et que vous ne faites pas de sélection, le commentaire est joint au mot le plus proche de votre curseur.

2

Faites un clic droit sur le texte et sélectionnez Add Comment dans le menu.

3

Saisissez votre commentaire dans le champ New Comment et cliquez sur Post.

Vous pouvez mentionner des utilisateurs uniques et des groupes d'un workspace pour leur notifier votre commentaire. Saisissez @ dans la zone de texte pour afficher une liste d'utilisateurs et de groupes existants. Vous pouvez saisir @thread pour notifier tous les utilisateurs qui ont participé au fil de commentaires actuel.

Les utilisateurs filtrant par "Mes mentions" dans le panneau Commentaires ou dans Accueil voient également les mentions de leur groupe incluses dans les résultats.

Note : Par défaut, publier ou répondre à un commentaire avec une mention de groupe envoie une notification par courriel à tous les membres du groupe. Vous recevrez également une notification dès qu'une personne répondra à une discussion à laquelle vous avez participé. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la gestion des notifications. 

Gérer les commentaires

Vous pouvez gérer les commentaires de votre document depuis l'encadré des commentaires ou depuis le panel Comments. En tant que Document Owner, vous pouvez ajouter des commentaires, y répondre, les résoudre, les déplacer et les supprimer. Si vous êtes un Editor ou un Viewer, vous pouvez également effectuer ces actions. Toutefois, vous ne pouvez supprimer que vos propres commentaires.

Une mise en surbrillance bleue dans votre document indique la présence de commentaires associés à cette sélection. Cliquez sur le contenu surligné pour faire apparaître un indicateur bleu à côté du commentaire associé.

Par défaut, les commentaires et leurs mises en avant sont activés dans votre document. Vous pouvez afficher ou masquer les indicateurs de commentaires dans la barre d'outils View .

Si vous souhaitez suivre le statut d'un commentaire précis, vous pouvez cliquer sur l'icône représenté par une étiquette pour activer les étiquettes de commentaires. En savoir plus sur en ajoutant des étiquettes de commentaires. 

Affichage des commentaires dans l'accueil des commentaires

Vous pouvez afficher tous vos commentaires dans votre Accueil sous la section Commentaires. Les commentaires faisant l'objet de permissions spécifiques, qui seront indiquées par une icône de permissions clés, sont également visibles dans l'accueil des commentaires.

Ici, vous pouvez développer les commentaires pour y répondre. Vous ne pouvez pas apporter de modifications aux permissions dans l'accueil des commentaires. Pour éditer les permissions, vous devrez aller dans le commentaire lui-même dans le fichier.

Supprimez plusieurs commentaires ou tous les commentaires

Dans le panneau Comments , vous pouvez supprimer un commentaire sélectionné, des commentaires résolus ou tous les commentaires. Dans Accueil, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer. Lorsque des commentaires sont supprimés, toutes les réponses contenues dans le fil de commentaires sont également supprimées.

Supprimez les commentaires multiples dans votre fichier

Seuls les responsables des documents ont accès à supprimez tous les commentaires et supprimez les commentaires résolus. Cependant, si tous les commentaires actifs et/ou résolus qui existent dans le document ont été créés par un seul utilisateur, ces options de suppression de commentaires seront disponibles pour cet utilisateur, puisqu'il en est le créateur.

Dans le panneau des commentaires, il existe trois options pour supprimer des commentaires :

• Supprimez le commentaire sélectionné : Supprime le commentaire sélectionné.
• Supprimer les commentaires résolus : Supprime tous les commentaires marqués comme résolus.
• Supprimez tous les commentaires : Supprime tous les commentaires du fichier.
  

Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devrez taper "Supprimer" pour confirmer.

Note : Supprimer un commentaire sélectionné, des commentaires résolus ou tous les commentaires ne peut être annulé.

Supprimez plusieurs commentaires de l'accueil

Dans l'onglet Commentaires de Accueil, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer, mais un commentaire ne sera supprimé avec succès que si vous en êtes l'auteur ou si le commentaire se trouve dans un fichier pour lequel vous avez des permissions de responsable.

Pour supprimer plusieurs commentaires de Accueil:

1

Sélectionnez l'onglet Commentaires.

2

Marquez la case à gauche de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer.

3

Sélectionnez l'icône de la corbeille dans le coin supérieur droit.

4

Pour confirmer que vous souhaitez supprimer les commentaires sélectionnés, tapez "Supprimer".

5

Sélectionner Supprimer.

Note : La suppression de plusieurs commentaires ne peut être annulée.

Déplacer un commentaire

Si vous devez déplacer un de vos commentaires vers une autre partie de votre document, vous pouvez utiliser l'option Move Comment.

Pour déplacer un commentaire existant :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau vers lequel vous souhaitez déplacer le commentaire.

2

À partir de la carte de commentaire ou dans le panneau Comments, sélectionnez menu déroulant pour ouvrir un menu.

3

Sélectionner Déplacer le commentaire . 

Filtrer les commentaires

Utilisez les options de filtrage pour afficher des types de commentaires spécifiques, tels que les commentaires non résolus ou les commentaires contenant des @Mentions.

Pour appliquer un filtre :

1

Ouvrez le panel Comments .

2

Cliquez sur l'icône Filter .

3

Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires.

• Show for : affiche les commentaires de l'ensemble du document ou de la section actuelle.
• Status : filtre les commentaires selon leur statut ouvert ou résolu.
• Label filtre les commentaires attribués à des étiquettes spécifiques
• Mentions vous permet d'afficher uniquement les commentaires qui vous @Mentionnent ou qui concernent un groupe dont vous faites partie.
• Date Updated : filtre les commentaires ajoutés à une certaine date, dans une plage de dates et d'heures ou avant/après une certaine date.
• Author : affiche les commentaires ajoutés par un utilisateur donné.
• Content : vous permet de rechercher des mots clés ou des expressions dans les commentaires.

Commentaires déconnectés

Si le texte auquel votre commentaire est lié est supprimé de votre document, une icône Disconnected apparaît à côté du commentaire. La sélection originale du commentaire (jusqu'à 400 caractères) apparaît également dans la carte de commentaire. 

Pour reconnecter une nouvelle fois votre commentaire, mettez en surbrillance une nouvelle sélection de texte dans votre document et sélectionnez Reconnect Comment dans le menu.

Gérer les notifications par e-mail

Pour gérer les notifications relatives aux commentaires, modifiez vos préférences de notification du fil de commentaires.

Pour modifier vos notifications, cliquez sur l'icône en forme de cloche dans le panel Comments ou sur le lien Manage these notifications, disponible depuis votre e-mail.

Vous pouvez choisir entre trois options :

• Only my @ mentions vous avertit uniquement lorsque quelqu'un balise votre nom d'utilisateur, un groupe dont vous êtes membre ou utilise spécifiquement la balise @thread.
• Replies to threads I’m participating in : en choisissant cette option, vous recevrez une notification par e-mail à chaque nouveau commentaire dans une discussion à laquelle vous avez participée ou dans laquelle votre nom d'utilisateur est mentionné.
• Les commentaires figurant sur ce document vous indiquent tous les commentaires qui ont été apportés, quel qu'en soit le type, y compris les réponses et les mentions.

Note : Ceci ne s'applique qu'à vos notifications de commentaires sur ce fichier et n'a pas d'impact sur les autres utilisateurs.

Les notifications sont définies indépendamment pour chaque fichier. Vous pouvez ainsi personnaliser vos paramètres de notification sur chaque document.