Commenter des documents

Vous pouvez vous servir des commentaires pour laisser des remarques et collaborer avec d’autres personnes dans un document. 

Ajouter un commentaire

Pour ajouter un commentaire à un document :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau auquel vous souhaitez ajouter un commentaire. Pour commenter un graphique, sélectionnez le texte associé au graphique.

Note : si vous travaillez dans un texte et n’effectuez aucune sélection, le commentaire sera joint au mot le plus proche de votre curseur.

2

Faites un clic droit sur le texte et sélectionnez Ajouter un commentaire dans le menu.

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Saisissez votre commentaire dans le champ Nouveau commentaire et cliquez sur Publier.

Vous pouvez mentionner des utilisateurs uniques et des groupes de l’espace de travail pour leur notifier votre commentaire. Saisissez @ dans la zone de texte pour afficher une liste d’utilisateurs et de groupes existants. Vous pouvez saisir @thread pour notifier tous les utilisateurs qui ont participé au fil de commentaires actuel.

Les utilisateurs qui filtrent par « Mes @mentions » depuis le panneau Commentaires ou la page Accueil voient également les mentions de leur groupe incluses dans les résultats.

Note : par défaut, la publication ou la réponse à un commentaire en mentionnant un groupe envoie une notification par e-mail à tous les membres du groupe. Vous recevrez également une notification dès qu’une personne répondra à un fil de discussion auquel vous avez participé. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la gestion des notifications. 

Gérer les commentaires

Vous pouvez gérer les commentaires de votre document depuis l’encadré des commentaires ou depuis le panneau Commentaires. En tant que Responsable de document, vous pouvez créer des commentaires, y répondre, les résoudre, les déplacer et les supprimer. Si vous êtes un Éditeur ou un Lecteur, vous pouvez également effectuer ces actions. Toutefois, vous ne pouvez supprimer que vos propres commentaires.

Une mise en surbrillance bleue dans votre document indique la présence de commentaires associés à cette sélection. Cliquez sur le contenu surligné pour faire apparaître un indicateur bleu à côté du commentaire associé.

Par défaut, les commentaires et leurs mises en avant sont activés dans votre document. Vous pouvez afficher ou masquer les indicateurs de commentaires dans la barre d’outils Affichage .

Si vous souhaitez suivre le statut d’un commentaire précis, vous pouvez cliquer sur l’icône représentée par une étiquette pour activer les étiquettes de commentaires. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l’ajout d’étiquettes de commentaires. 

Supprimer plusieurs ou tous les commentaires

Dans le panneau Commentaires, vous pouvez supprimer un commentaire sélectionné, des commentaires résolus ou tous les commentaires. Dans Accueil, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer. Lorsque les commentaires sont supprimés, toutes les réponses contenues dans le fil de commentaires sont également supprimées. 

Supprimer plusieurs commentaires dans votre fichier

Seuls les responsables des documents ont accès à supprimer tous les commentaires et supprimer les commentaires résolus. Cependant, si tous les commentaires actifs et/ou résolus qui existent dans le document ont été créés par un seul utilisateur, ces options de suppression de commentaires seront disponibles pour cet utilisateur, puisqu’il en est le créateur. 

Le panneau des commentaires contient trois options pour supprimer les commentaires : 

• Supprimer le commentaire sélectionné : permet de supprimer le commentaire actuellement sélectionné.
• Supprimer les commentaires résolus : permet de supprimer tous les commentaires marqués comme résolus. 
• Supprimer tous les commentaires : permet de supprimer tous les commentaires du fichier.
  

Avant de supprimer les commentaires résolus ou tous les commentaires, vous devez taper « Supprimer » pour confirmer.

Note : la suppression d’un commentaire sélectionné, de commentaires résolus ou de tous les commentaires ne peut pas être annulée.

Supprimer plusieurs commentaires de la page d’accueil

Dans l’onglet Commentaires de l’Accueil, vous pouvez sélectionner plusieurs commentaires à supprimer, mais un commentaire ne sera supprimé avec succès que si vous en êtes le créateur ou si le commentaire se trouve dans un fichier dont vous êtes le responsable. 

Pour supprimer plusieurs commentaires de l’Accueil :

1

Sélectionnez l’onglet Commentaires.

2

Cochez la case à gauche de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer.

3

Sélectionnez l’icône de la corbeille dans le coin supérieur droit.

4

Pour confirmer que vous voulez supprimer les commentaires sélectionnés, tapez « Supprimer ».

5

Sélectionnez Supprimer. 

Note : la suppression de plusieurs commentaires ne peut pas être annulée.

Déplacer un commentaire

Si vous devez déplacer un de vos commentaires vers une autre partie de votre document, vous pouvez utiliser l’option Déplacer le commentaire.

Pour déplacer un commentaire existant :

1

Sélectionnez le texte ou le tableau vers lequel vous souhaitez déplacer le commentaire.

2

Depuis l’encadré des commentaires ou le panneau Commentaires, cliquez sur la flèche.

3

Sélectionnez Déplacer le commentaire. 

Filtrer les commentaires

Utilisez les options de filtres pour afficher des types de commentaires spécifiques, tels que les commentaires non résolus ou les commentaires contenant des @mentions.

Pour appliquer un filtre :

1

Ouvrez le panneau Commentaires.

2

Cliquez sur l’icône Filtrer .

3

Choisissez comment vous souhaitez filtrer vos commentaires.

• Afficher pour : affiche les commentaires de l’ensemble du document ou de la section actuelle
• Statut : filtre les commentaires selon leur statut ouvert ou résolu
• Mentions : vous permet d’afficher seulement les commentaires qui vous mentionnent ou mentionnent un groupe dans lequel vous êtes
• Date mise à jour : filtre les commentaires ajoutés à une certaine date, dans une plage de dates et d’heures, ou avant/après une certaine date
• Auteur : affiche les commentaires ajoutés par un utilisateur donné
• Contenu : vous permet de rechercher des mots clés ou des expressions dans les commentaires

Commentaires déconnectés

Si le texte auquel votre commentaire est lié est supprimé de votre document, une icône Déconnecté apparaît à côté du commentaire. La sélection initiale du commentaire (jusqu’à 400 caractères) apparaît également dans l’encadré du commentaire.  

Pour reconnecter votre commentaire, mettez en surbrillance une nouvelle sélection de texte dans votre document et sélectionnez Reconnecter le commentaire dans le menu.

Gérer les notifications par e-mail

Pour gérer les notifications relatives aux commentaires, modifiez vos préférences de notification du fil de commentaires.

Pour modifier vos notifications, cliquez sur l’icône en forme de cloche dans le panneau Commentaires ou sur le lien Gérer ces notifications, disponible depuis votre e-mail.

Vous pouvez choisir entre trois options :

• Réponses aux fils auxquels je participe : en choisissant cette option, vous recevrez une notification par e-mail à chaque nouveau commentaire dans un fil auquel vous avez participé ou dans lequel votre nom d’utilisateur est mentionné.
• Mes @mentions uniquement : cette option vous envoie une notification uniquement lorsqu’une personne mentionne votre nom d’utilisateur ou un groupe dont vous êtes membre, ou utilise la balise @thread.
• Tous les commentaires sur ce document : vous indique tous les commentaires qui ont été apportés, quel qu’en soit le type, y compris les réponses et les mentions.

Note : cela s’applique uniquement à vos notifications de commentaires sur ce fichier et n’affecte en rien les autres utilisateurs.

Les notifications sont définies indépendamment pour chaque fichier. Vous pouvez ainsi personnaliser vos paramètres de notification sur chaque document.