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Comprendre les blacklines

Chaque fois que vous ou un collaborateur modifiez un document, une révision apparaît dans le panneau d’historique pour lequel vous pouvez créer une blackline. Les révisions sont affichées lorsqu’un changement de contenu est apporté au document et qu’il est susceptible d’affecter la capacité de compréhension du lecteur. En créant une blackline avec deux révisions, vous pouvez afficher et comparer deux versions différentes de votre document.

Le tableau ci-dessous répertorie ce qui est affiché et ce qui ne l’est pas dans une blackline.

L'insertion automatique ne s'affiche pas en blackline. Voici quelques exemples d'insertion automatique :

• Numéros de page
• Références aux numéros de page à partir de signets ou de sections
• Références de la liste numérotée
• Table des matières automatisée
• Numérotation des notes de bas de page
• Numérotation des listes

Créer une blackline

Pour créer une blackline dans des documents :

1

Survolez une révision dans le panneau d’historique et cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu.

2

Sélectionnez Créer une blackline . La révision sélectionnée est automatiquement placée dans la première case.

3

Cliquez sur la révision que vous souhaitez comparer et faites-la glisser dans la seconde case. Pour n’inclure que les sections comportant des modifications, cochez Inclure uniquement les sections avec des modifications.

4

Cliquez sur le lien Options avancées et choisissez de créer une blackline sur l’ensemble du document, sur la section en cours uniquement ou sur des sections sélectionnées.

5

Nommez votre blackline et cliquez sur Créer.

Vous pouvez filtrer les révisions pour n’afficher que les jalons ou que les jalons favoris en cliquant sur l’icône Filtrer , puis en cochant les cases Afficher les jalons ou Afficher les favoris.

Utiliser le panneau Blacklines

Chaque fois que vous créez une blackline, une copie nommée apparaît dans le panneau Blacklines. Pour ouvrir le panneau, cliquez sur l’icône Blacklines dans le panneau de droite. 

Le tableau inclut un aperçu détaillé de chaque blackline, y compris la date à laquelle elle a été générée et les deux révisions comparées. Vous pouvez ajouter une remarque en cliquant sur la flèche à côté du titre d’une blackline et en sélectionnant Ajouter une remarque .

Si vous avez besoin de partager une blackline en dehors de Workiva, vous pouvez l’exporter au format PDF en cliquant sur Exporter au format PDF. Vous pouvez choisir deux options pour exporter au format PDF :

• Toutes les modifications: Exporte vers un PDF, affichant toutes les modifications en ligne dans le document.
  
• Simplification des modifications avec le changelog: Exporte vers un PDF qui utilise des indicateurs directement sur le document pour afficher où les modifications ont été faites. Les modifications détaillées sont affichées dans un journal distinct pour chaque page. Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vous souhaitez voir à quoi ressemblera le rapport final avec toutes les modifications apportées. 
  

Afficher une blackline

Vous pouvez ouvrir les blacklines directement dans Workiva pour afficher les modifications et naviguer entre elles.

Pour ouvrir une blackline :

1

Ouvrez le panneau Blacklines .

2

Cliquez sur la flèche à côté du titre et sélectionnez Ouvrir . 

Si vous avez généré une blackline pour l’ensemble de votre document, des lignes violettes dans le plan du document vous indiquent les sections qui incluent des modifications.

Vous pouvez vous déplacer entre les modifications en utilisant les icônes Modification précédente et Modification suivante dans la barre d’outils.

Pour simplifier votre affichage, utilisez la fonction Afficher/Masquer pour afficher ou masquer le Quadrillage ou des Caractères non imprimable .

Vous pouvez exporter une blackline au format PDF à partir de cet affichage en sélectionnant Enregistrer au format PDF dans la barre d’outils. Utilisez la fenêtre Options d’exportation pour personnaliser votre PDF, notamment en n’exportant que les pages comportant des modifications.

Pour revenir au document original, cliquez sur Propriétés pour ouvrir le panneau Propriétés de la blackline et cliquez sur l’icône ouvrir pour ouvrir le document source.

Modifications de la blackline

Sur une blackline, des indicateurs spécifiques affichent les modifications apportées :

A

Les ajouts sont indiqués en bleu, en texte souligné.

B

Les suppressions sont indiquées en texte rouge barré.

C

Des lignes verticales bleues dans la marge gauche vous indiquent les modifications apportées à votre document.

Ces indicateurs apparaissent à la fois dans Workiva et les PDF des blacklines. 

Modes d'affichage blackline

Dans l’onglet Révision, vous pouvez basculer entre trois modes d’affichage différents pour afficher les modifications.

• Masquer les modifications: Masque toutes les marques de révisions. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
  
• Modifications simplifiées: Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Pour les documents très élaborés, nous recommandons l'affichage Simplified changes . Les réviseurs peuvent ainsi voir à quoi ressemblera le fichier final après les modifications apportées.
  
• Toutes les modifications : Il s’agit de l’affichage par défaut pour les blacklines. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.
  

À droite, vous pouvez ouvrir le panneau Modifications de la blackline ou cliquer sur les épingles dans le fichier. Le panneau n'affiche les modifications que pour la section dans laquelle se trouve le curseur.

Envoyer une copie annotée pour révision

L’envoi de copies annotées pour révision permet aux utilisateurs de votre espace de travail d’afficher et de commenter une blackline existante. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur peut ouvrir la blackline dans Workiva et ajouter des commentaires qui apparaîtront sur le fichier source.

Dans le panneau Blacklines , cliquez sur la flèche à côté de la blackline que vous souhaitez envoyer et sélectionnez Envoyer pour révision .

Vous pouvez également définir un affichage par défaut pour le réviseur. Lorsqu’il reçoit la révision, celle-ci est affichée dans l’un des trois modes d’affichage que vous avez choisis. Le réviseur peut toujours passer d'un affichage à l'autre, à moins que vous ne cochiez la case empêchant le réviseur de changer d'affichage.

Les réviseurs de blacklines fonctionnent comme les réviseurs de documents normaux. Pour en savoir plus sur l’envoi et la révision de fichiers, voir Envoyer pour révision.