Les administrateurs des utilisateurs (ou « Org User Admins ») peuvent ajouter et gérer des utilisateurs dans une entreprise. Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous pouvez utiliser une adresse e-mail en tant que nom d'utilisateur ou saisir un nom. Les noms d'utilisateur ne peuvent pas inclure d'espaces ni de lettres majuscules.
Éléments requis :
- Prénom et nom
- Adresse e-mail
Ajouter un nouvel utilisateur
Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre organisation :
- En haut à droite, cliquez sur l'icône de l'utilisateur et sélectionnez Organization Admin dans le menu déroulant Admin .
- Sélectionnez People dans le menu de gauche.
- Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
- Saisissez les informations relatives au nouvel utilisateur et attribuez-lui des rôles au sein de l'organisation si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Une fois les utilisateurs ajoutés à l'organisation, ils peuvent être ajoutés aux espaces de travail de votre organisation. Pour en savoir plus, voir Ajouter des utilisateurs à un espace de travail.
Ajouter un utilisateur existant
Vous pouvez ajouter à votre organisation un utilisateur qui existe déjà dans une autre organisation. Pour les ajouter, , suivez les mêmes incréments que pour l'ajout d'un nouvel utilisateur ci-dessus. Il existe quelques différences importantes en matière de gestion lors de l'ajout d'un utilisateur existant provenant d'une autre organisation :
- L'utilisateur est géré par une autre organisation. Cela signifie que vous ne pourrez pas réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur, modifier les informations de son profil, ni l'activer ou le suspendre.
- Les exigences de votre organisation en matière de mot de passe ne s'appliquent pas à cet utilisateur.
- Les journaux d'activité pour les activités de connexion/se connecter et de gestion des utilisateurs ne seront pas inclus dans le journal d'activité de votre organisation et ne seront accessibles qu'à l'organisation qui gère l'utilisateur.
Note : Si votre organisation exige l'authentification unique SAML (SSO) et que l'utilisateur que vous ajoutez appartient à une autre organisation qui n'utilise pas le SSO, vous devrez l'ajouter à votre liste de contournement de l'authentification unique SAML .
Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail de bienvenue à l'utilisateur existant en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez d'autres questions, contactez Workiva Support avant de continuer à ajouter l'utilisateur.
Ajouter des utilisateurs en masse via un fichier CSV
Pour ajouter une liste d'utilisateurs à une organisation via un fichier CSV :
- Sur la page People dans Organization Admin, cliquez sur Add et sélectionnez Add users from file.
- Cliquez sur Télécharger le modèle pour vous aider à mettre en forme, et remplissez-le. Les noms d'utilisateur doivent être uniques et les adresses électroniques doivent être valides. Si vous utilisez votre propre fichier, assurez-vous que les titres des colonnes correspondent à ceux du modèle. Un fichier CSV valide ressemble à ceci :
- Chargez le fichier et cliquez sur Next.
- Réviser la liste des utilisateurs obtenue à partir du fichier.
Note : Si l'utilisateur existe déjà dans une autre organisation, son adresse électronique, son prénom et son nom ne seront pas mis à jour si vous l'ajoutez. Sélectionnez Inclure les utilisateurs avec des avertissements pour les ajouter quand même.
- Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
- Cliquez sur Upload another file pour ajouter d'autres utilisateurs à partir d'un autre fichier, ou cliquez sur Close pour fermer.
Envoyer des e-mails de bienvenue
Des e-mails de bienvenue contenant les détails de connexion/se connecter sont envoyés aux utilisateurs lorsqu'ils sont ajoutés à un nouvel espace de travail. Les utilisateurs devront suivre les instructions d'authentification contenues dans le courriel pour se connecter à Workiva. Les liens contenus dans l'e-mail expireront dans 24 heures.
Note : Si vous envoyez un e-mail de bienvenue avant qu'un utilisateur ne soit ajouté à un espace de travail, il ne pourra accéder à rien.
Si nécessaire, vous pouvez renvoyer les e-mails de bienvenue pour fournir à nouveau les instructions de connexion/se connecter. Seuls les admin d'utilisateurs de l'org peuvent renvoyer des e-mails de bienvenue aux utilisateurs existants. Pour renvoyer un e-mail de bienvenue :
- Sur la page People dans Organization Admin, sélectionnez les utilisateurs existants auxquels vous souhaitez renvoyer les e-mails de bienvenue.
- Cliquez sur Welcome.
- Cliquez sur Send pour renvoyer les e-mails de bienvenue aux utilisateurs sélectionnés.