Cet article concerne :
- Déclarants au titre de la Section 16
La demande au titre de la Section 16 rationalise le processus de dépôt d'un ou plusieurs formulaires auprès de la SEC. Dans les modalités de dépôt, vous pouvez éditer et charger des documents justificatifs, tester le fichier (recommandé) et ensuite le fichier en direct.
Vous aurez besoin d'un rôle de déposant de la Section 16 pour déposer des formulaires.
En haut de chaque formulaire, sous la barre d'outils, un suivi permet de savoir quelles étapes du processus de dépôt ont été accomplies et si des problèmes se posent à chaque étape.Informations sur le formulaire
C'est à cet incrément que la plupart des informations et détails du formulaire sont ajoutés. Cela inclut les transactions, les informations sur le responsable et d'autres informations requises dans le formulaire. Les erreurs sont liées à des problèmes de données dans le formulaire, tels que des problèmes de date ou de solde. Une fois toutes les erreurs résolues, vous pouvez cliquer sur Next en bas de la page pour passer à l'incrément Collect.
Collecter
Lors de l'incrément, vous pouvez inclure dans votre dépôt des documents justificatifs tels qu'une procuration. Pour ajouter un fichier de Workiva à votre dépôt, utilisez le bouton Add . Pour ajouter un fichier à partir de votre ordinateur, utilisez le bouton Upload . Les documents justificatifs ne doivent pas comporter de noms de plus de 255 caractères, conformément aux normes de la SEC. Les modalités de dépôt incluent les fichiers .TXT, .HTM, .JPG ou .GIF.
Lorsque tous les fichiers ont été inclus, cliquez sur Next en bas de page pour continuer.
Étiquette
Dans l'étape Étiquette, vous devrez définir le type de tous les fichiers ajoutés au cours de l'incrément Collecte, par exemple CORRESP ou EX-99. Il se peut que vous deviez ajouter des informations complémentaires en fonction du type sélectionné. Les fichiers sont automatiquement triés selon les modalités de dépôt recommandées par Workiva.
Notifier
Lors de cet incrément, vous pouvez inclure les courriels de toute personne devant recevoir des notifications concernant ce dépôt, ainsi que choisir le moment où le courriel associé doit être notifié. Vous pouvez également définir les coordonnées d'une personne de contact au cas où la SEC aurait besoin de parler à quelqu'un concernant les modalités de votre dépôt.
Révision
L'incrément vous permet de réviser toutes les informations de votre dépôt, de télécharger une copie de votre formulaire et de réviser l'aspect de votre formulaire une fois qu'il sera disponible sur le site web de la SEC. Une fois que vous avez confirmé que toutes les informations sont correctes, vous pouvez procéder aux modalités de dépôt.
Dépôt test et en direct
Après avoir inclus toutes les informations et tous les fichiers, résolu tous les problèmes et révisé vos modalités de dépôt, vous pouvez déposer votre fichier. Vous pouvez d'abord tester votre fichier pour voir s'il sera accepté par la SEC, et Workiva vous recommande de le tester avec succès et sans problème avant de procéder au dépôt en direct. Vous pouvez tester le fichier aussi souvent que vous le souhaitez, mais les modalités de dépôt ne peuvent pas être annulées après le dépôt.
Modalités de dépôt en vrac
Vous pouvez également déposer plusieurs formulaires séquentiellement ou simultanément à partir de la liste des formulaires. Sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez soumettre et cliquez sur File pour créer un dépôt en masse.
Dans le dépôt groupé, vous pouvez voir un aperçu de chaque formulaire incluant l'état de santé du dépôt, le type de formulaire et les modalités de dépôt. Vous pouvez cliquer sur le nom du formulaire ou sur l'état de santé/intégrité du dépôt pour ouvrir le formulaire si des modifications sont nécessaires.
Lorsque vous êtes prêt à déposer, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez soumettre et choisissez Test File ou Live file dans la barre d'outils. Saisissez vos références de dépôt pour procéder aux modalités de dépôt.
Vous pouvez également choisir de télécharger les formulaires sélectionnés au format PDF, soit en incluant les pièces jointes, soit en ne téléchargeant que le formulaire.
Suspensions et manquements aux modalités de dépôt
Si votre formulaire n'a pas été accepté, l'État de dépôt vous indiquera si le formulaire a été suspendu ou si les modalités de dépôt ont échoué. La colonne Submission Status contient un message indiquant la raison pour laquelle votre dépôt n'a pas abouti.
Les échecs de dépôt sont souvent liés aux références du déposant. Vérifiez que le mot de passe, le CIK et le CCC que vous entrez correspondent. Les suspensions de dépôt sont souvent dues à des erreurs dans un document ou une pièce justificative. Vérifiez que vos documents sont remplis correctement et avec précision, et que vos pièces justificatives répondent aux modalités de dépôt.