Cet article planifie les questions fréquemment posées et les meilleures pratiques lors de l'utilisation d'espaces réservés pour le contenu. Pour en savoir plus sur l'utilisation des espaces réservés de contenu, cliquez sur .
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un espace réservé de contenu ?
Quand dois-je utiliser des espaces réservés pour le contenu ?
Comment utiliser les espaces réservés pour le contenu ?
Où puis-je utiliser des espaces réservés pour le contenu ?
Quel type de contenu les espaces réservés peuvent-ils représenter ?
Dois-je utiliser des espaces réservés pour le contenu dans un lien ou dans un texte normal ?
Qu'est-ce qu'un espace réservé de contenu ?
Les espaces réservés vous permettent d'insérer des variables dans le contenu de votre texte. Lorsque vous souhaitez réutiliser un contenu commun avec des utilisations variées dans les fichiers, les espaces réservés de contenu "occupent une place" dans votre texte que vous pouvez remplir ultérieurement.
Considérez vos espaces réservés de contenu comme un regroupement de données structurées ayant une caractéristique centrale. Cette caractéristique détermine quel ensemble de valeurs est affiché en un ensemble de rapports. Par exemple, vous pouvez utiliser des espaces réservés de contenu pour représenter le nom du fonds lorsque vous travaillez avec des informations sur le fonds ou l'identifiant de l'entité lorsque vous travaillez avec des informations sur l'entité. Chaque espace réservé de contenu a une valeur par document.
Quand dois-je utiliser des espaces réservés pour le contenu ?
Vous devriez envisager d'utiliser des espaces réservés pour le contenu si :
- Vous divisez souvent le contenu en liens multiples.
- Vous disposez d'un ensemble cohérent d'informations qui changent d'un document ou d'un rapport à l'autre.
- Vous divisez souvent le contenu en liens multiples.
- Vous disposez d'un ensemble cohérent d'informations qui changent d'un document ou d'un rapport à l'autre.
- Vous disposez d'un contenu cohérent mais spécifique au rapport.
- Vous disposez de rapports modèles dans lesquels un ensemble d'informations est défini pour chaque rapport.
Comment utiliser les espaces réservés pour le contenu ?
Les espaces réservés pour le contenu fonctionnent mieux lorsqu'ils sont utilisés dans un document modèle. Lorsque vous créez votre modèle, associez vos espaces réservés de contenu à des variables générales plutôt qu'à des valeurs spécifiques. Une fois que vous avez copié votre document modèle original, les modifications apportées au contenu du modèle ne seront pas répercutées sur les copies déjà effectuées.
Où puis-je utiliser des espaces réservés pour le contenu ?
Vous pouvez utiliser des espaces réservés pour le contenu afin de placer des variables dans des liens ou du texte normal dans des documents et des présentations. La valeur de chaque espace réservé est déterminée par la destination où l'espace réservé est utilisé. Par exemple, si vous placez vos espaces réservés dans un lien source et que vous créez ensuite un lien de destination dans quatre documents distincts, vous pouvez définir la valeur des espaces réservés dans chaque document de destination.
Quel type de contenu les espaces réservés peuvent-ils représenter ?
Les espaces réservés peuvent être utilisés pour représenter des contenus numériques et des contenus textuels d'un seul mot ou de plusieurs paragraphes.
Les espaces réservés peuvent-ils être utilisés pour des contenus nécessitant une mise en forme spécifique ?
Vous pouvez appliquer un formatage en valeur et en texte enrichi à chaque espace réservé dans un lien source ou dans un texte normal. En revanche, vous ne pourrez pas le faire pour des espaces réservés individuels dans un lien de destination.
Pour les contenus qui nécessitent une mise en forme spécifique, les espaces réservés ne sont peut-être pas la meilleure solution.
- Pour les contenus plus longs, la mise en forme du texte enrichi ne passe pas par la connexion à l'espace réservé.
- Pour le contenu numérique, la mise en forme ne passe pas toujours par la connexion à l'espace réservé. En outre, si votre espace réservé se trouve dans un lien de destination, vous ne disposerez pas d'un contrôle granulaire de la mise en forme.
Dois-je utiliser des espaces réservés pour le contenu dans un lien ou dans un texte normal ?
Il est conseillé d'utiliser des espaces réservés dans un lien si le contenu change fréquemment ou s'il doit être mis à jour dans tous les documents en même temps lorsque des modifications sont apportées.
Vous devez utiliser des espaces réservés dans le texte si le contenu n'est pas susceptible de changer au cours de la période couverte par votre rapport. Les espaces réservés de contenu dans le texte sont particulièrement utiles lorsqu'ils sont utilisés dans un modèle, où les informations variables peuvent être modifiées entre les documents à l'aide d'espaces réservés.
Que dois-je faire si je veux que les espaces réservés du contenu apparaissent en blanc dans mon rapport finalisé ?
Si vous souhaitez que les espaces réservés du contenu soient vierges dans votre rapport finalisé, vous disposez de quelques options.
- Vous pouvez le masquer manuellement dans votre rapport en utilisant l'option "masquer" dans le panneau de droite (le symbole de l'œil).
- Vous pouvez entrer un espace dans votre feuille de calcul connectée.
Note: Si l'espace réservé se trouve sur sa propre ligne dans le document, ces options laisseront quand même une ligne dans votre rapport. Pour éviter cela, ajoutez un retour en force dans le texte des autres valeurs de cet espace réservé.
Quelle est la meilleure façon d'utiliser les espaces réservés de contenu lors d'une connexion à une feuille de calcul ?
Lorsque vous vous connectez à une feuille de calcul Workiva, gardez les points suivants à l'esprit :
- Créez la connexion de l'espace réservé avant de créer tout autre espace réservé. En établissant une connexion avec une feuille de calcul, vous créez automatiquement des espaces réservés dans votre document qui correspondent aux données de votre feuille de calcul.
- Veillez à ce que les étiquettes de vos données soient finalisées. Les étiquettes de données associent vos données aux espaces réservés de votre contenu. Si vous modifiez les étiquettes des données, vous devrez réaffecter les espaces réservés du contenu à vos données.
- Désignez votre clé par la caractéristique déterminante des données. Cela détermine quelles données seront affichées et permet à la connexion de fonctionner comme une fonction VLOOKUP en bloc.
- Si chacun de vos rapports dispose de sa propre feuille de calcul, définissez la connexion dans chaque document de destination. Ne définissez pas de connexion réservée dans votre document modèle.
- Lors de la progression/roll forward, si vous copiez le document et sa feuille de calcul, vous devrez mettre à jour l'espace réservé dans le nouveau document pour qu'il pointe vers la nouvelle feuille de calcul. Cette connexion ne se fait pas automatiquement.