Workiva Sync pour les feuilles de calcul

Workiva Sync synchronise les informations d'un classeur Excel avec Workiva, ce qui vous permet de créer de nouvelles feuilles de calcul ou de mettre à jour des feuilles existantes avec des données provenant de votre ordinateur.

Cela permettra d'accroître la sécurité des données, de moderniser l'interface utilisateur et de rationaliser le processus de mise à jour, ce qui élimine le besoin de réinstallation lorsque Workiva ajoute de nouvelles fonctionnalités.

Note: Afin de préserver la mise en forme, nous vous recommandons d'utiliser la fonction d'importation lorsque vous introduisez pour la première fois un fichier Excel dans Workiva. Après l'importation initiale, utilisez Workiva Sync pour effectuer efficacement les mises à jour.

Conditions d'installation

Avant d'installer Workiva Sync, vous devrez d'abord disposer d'une configuration spécifique.

Permissions des utilisateurs

Le compte utilisateur qui effectue l'installation doit être un administrateur sur le PC.

Versions d'Excel prises en charge

• Excel sur iPad
• Excel sur Mac (Microsoft 365)
• Excel sur Windows (Microsoft 365)
• Excel 2016 ou version ultérieure sur Mac
• Excel 2019 ou version ultérieure sur Mac
• Excel 2016 ou version ultérieure sous Windows
• Excel 2019 ou version ultérieure sur Windows
• Excel sur le Web

Pour une expérience optimale, nous recommandons Microsoft Office 365 intégré à la version bureautique la plus récente d'Excel.

Détails du navigateur Excel

Les versions sous licence en volume d'Excel 2016 et d'Excel 2019 utilisent IE11 comme navigateur intégré, sans méthode d'ajustement du navigateur utilisé. Les installations de Microsoft 365 auront besoin d'installer WebView2 si elles sont sur une build antérieure à 16.0.13530.20424.

Pour plus d'informations, affichez ces liens :

• Navigateurs et contrôles webview utilisés par les compléments Office
• Microsoft Edge WebView2

Workiva Sync propose une fonction Utiliser les cellules sélectionnées qui permet aux utilisateurs de synchroniser uniquement les plages de données actuellement sélectionnées dans le classeur Excel. Cette fonctionnalité dépend de l'API Excel 1.9 qui n'est disponible que dans certaines versions d'Excel. Pour plus d'informations, consultez le site Excel JavaScript API requirements sets (ensembles d'exigences de l'API JavaScript d'Excel).

Installer Workiva Sync

Workiva Sync est un module complémentaire d'Excel disponible sur Microsoft Appsource. L'équipe informatique responsable de la gestion de votre locataire Microsoft et s'occupe généralement de l'installation. Lorsque vous installez Workiva Sync, un fichier manifeste de 4 Ko est installé sur votre ordinateur. Ce fichier demande à Excel d'ajouter un bouton Workiva Sync à la barre d'outils Accueil . En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez le navigateur intégré à Excel, où vous pouvez vous connecter à votre compte Workiva Platform pour commencer à synchroniser les données.

• Microsoft 365 Admin Center - Chargez le fichier de manifeste directement sur le locataire Microsoft.
• Outils tiers - Utilisez un outil de déploiement centralisé pour distribuer le fichier manifeste aux machines des utilisateurs.

Installer Workiva Sync directement via Microsoft Appsource

Si le Microsoft Appsource Marketplace n'est pas bloqué et que les utilisateurs ont les permissions d'ajouter des compléments Office, les utilisateurs finaux peuvent installer Workiva Sync directement. Si vous ne parvenez pas à installer Workiva Sync directement via Microsoft Appsource, contactez les ressources informatiques de votre entreprise.

Pour ajouter Workiva Sync dans Excel :

1. Ouvrez Excel et sélectionnez l'onglet Insert .
2. Cliquez sur l'icône Add-ins . Son emplacement sur la barre d'outils et l'icône de Accueil dépend de la version d'Excel que vous utilisez et des autres modules complémentaires que vous avez installés. Voici deux exemples :
   
3. Dans la fenêtre Office Add-ins , cliquez sur Office Store.
4. Tapez "Workiva" dans le champ de recherche. Ce que vous verrez ressemblera à ce qui suit :
5. Sélectionnez Workiva Sync, puis cliquez sur Ajouter. 
6. Cliquez ensuite sur Continuer. Workiva Sync sera ajouté à votre Excel.

Utiliser Workiva Sync

Vous pouvez utiliser Workiva Sync pour synchroniser votre classeur Excel avec une feuille de calcul Workiva vierge ou existante.

Note: Si vous effectuez la synchronisation avec une feuille de calcul Workiva existante, vous devrez peut-être l'ajuster pour que les modifications soient synchronisées correctement. Par exemple, si vous avez ajouté une nouvelle ligne de données dans votre classeur Excel, vous devez ajouter une ligne vide au même endroit dans la feuille de calcul Workiva. De même, si les onglets du classeur Excel ne correspondent pas aux noms des feuilles du tableur Workiva, la synchronisation ajoutera de nouvelles feuilles portant les noms des onglets.

Pour synchroniser un fichier Excel avec votre compte de la plateforme Workiva :

1. Ouvrez votre version d'Excel.
2. Cliquez sur l'onglet Workiva Sync dans la barre d'outils Excel. Selon votre version d'Excel, l'icône peut être différente, voici deux exemples de ce à quoi elle peut ressembler :
   
3. Choisissez votre environnement Workiva dans le menu déroulant et cliquez sur Next.
4. Sélectionnez l'espace de travail vers lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation et cliquez sur Next.
5. Sélectionnez ensuite Start a Sync.
6. Remplissez le formulaire Sync Details .
   • Choisissez où synchroniser - Vous pouvez rechercher des fichiers ou cliquer sur le menu déroulant qui affichera la liste des feuilles de calcul les plus récentes pour lesquelles vous disposez de permissions d'édition. Une fois qu'une feuille de calcul est sélectionnée, Workiva Sync sélectionne automatiquement les feuilles Excel à inclure dans la synchronisation lorsqu'il existe une correspondance de nom de feuille identique dans la feuille de calcul de destination de Workiva.

     Les feuilles non détectées avec le même nom de feuille ne sont pas automatiquement sélectionnées pour faire partie de la synchronisation. Ces feuilles peuvent être désélectionnées si vous ne souhaitez pas les inclure. Toute feuille non masquée du fichier Excel peut être sélectionnée manuellement pour être incluse dans la synchronisation.

   • Utiliser les plages sélectionnées - Cette option synchronise les plages sélectionnées dans les feuilles Excel à inclure dans la synchronisation. Cette option n'est pas disponible dans les versions sous licence en volume d'Excel 2016 et d'Excel 2019 (non-365).
   • Inclure les formules - Les formules dans Excel seront synchronisées en tant que formules si elles sont prises en charge par Workiva. Les formules non prises en charge sont synchronisées en tant que valeurs. Vous pouvez afficher les formules synchronisées dans une valeur et naviguer vers des cellules spécifiques de la feuille de destination Workiva.
7. Une fois que vous avez rempli vos coordonnées, sélectionnez Sync.

   Note: Le nombre maximum de cellules pouvant être synchronisées en même temps est de 2 millions.

8. Lorsque la synchronisation est terminée, un avis apparaît dans le coin inférieur droit de la fenêtre.

Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez afficher votre feuille de calcul nouvelle ou existante dans votre Compte. Les polices, couleurs, lignes et autres mises en forme recherchées dans le document original ne sont pas importées. Si votre feuille contient des informations que vous ne souhaitez pas voir remplacées, verrouillez cette cellule afin d'empêcher toute modification ultérieure.

Pour plus de sécurité et de gestion des données, affichez Workiva Sync Technical Details.

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