Envoyer des feuilles de calcul pour révision permet aux utilisateurs de votre espace de travail d'afficher et de commenter une version particulière d'une feuille de calcul. Lorsque vous demandez une révision, votre réviseur reçoit une version en lecture seule de votre feuille de calcul, ce qui lui permet d'ajouter des commentaires sans modifier votre fichier original.
Créer un réviseur de feuille de calcul
Vous pouvez créer une révision à partir de l'onglet Review , du panneau History , du panneau Blacklines ou du panneau Translate Spreadsheet .
Pour créer un réviseur dans chacun de ces lieux :
- Dans l'onglet Réviseur , cliquez sur Réviseur et sélectionnez Créer un réviseur dans le menu.
- Envoyez une révision précédente pour révision en cliquant sur la flèche à côté d'une révision dans le panneau Historique et en sélectionnant Envoyer pour révision.
- Dans le panneau Blacklines , sélectionnez la flèche à côté de la blackline et choisissez Envoyer pour révision.
- Pour envoyer une feuille de calcul traduite pour révision, accédez au panneau Translate Spreadsheet , sélectionnez la flèche à côté de votre traduction, et choisissez Send for Réviseur.
Envoyer une feuille de calcul pour révision
Une fois que vous avez créé un réviseur à partir de l'onglet Révision ou des panneaux de droite, vous pouvez choisir les paramètres de révision et envoyer le réviseur.
Pour envoyer un réviseur :
- Sélectionnez pour envoyer toutes les sections pour lesquelles vous avez des permissions à ou pour envoyer les sections sélectionnées à. Si vous souhaitez envoyer des sections spécifiques, sélectionnez la case à cocher en regard de chaque section que vous souhaitez inclure.
Utilisez les boutons Développer et Réduire pour ouvrir et fermer des sections. - Sélectionnez Inclure les pièces jointes si vous souhaitez que des pièces jointes soient ajoutées au réviseur.
- Sélectionnez les fils de commentaires à inclure ou à exclure.
Option de commentaire Description Ne pas inclure les fils de commentaires Cette option n'inclura pas les fils de commentaires laissés sur le fichier original ou les réviseurs antérieurs. Inclure tous les fils de commentaires Cette option permet d'extraire tous les fils de commentaires laissés sur la feuille de calcul originale et sur les réviseurs antérieurs. Les commentaires des révisions non sélectionnées peuvent apparaître si vous choisissez d'envoyer tous les commentaires lorsque vous créez la révision sélectionnée. Inclure les fils de commentaires des révisions passées Cette option n'inclut que les commentaires des anciens réviseurs sélectionnés. Les commentaires de révisions non sélectionnées peuvent être visibles s’ils étaient inclus dans une autre révision. Exclure les commentaires ajoutés à la révision à partir de la version en ligne du fichier Cette option peut être marquée en plus de l'une des options de commentaire ci-dessus. Les commentaires laissés sur le réviseur envoyé ne seront pas ajoutés à la version en ligne du fichier. Note : Les options de commentaire de ne sont pas incluses dans Envoyer la traduction pour révision. Vous n'aurez que l'option d'envoyer l'intégralité de la traduction ou d'envoyer des sections sélectionnées.
- Sous Details, ajoutez un titre au réviseur. Ce titre apparaît dans le panneau Reviews après que vous avez envoyé votre demandeur pour vous aider à suivre le processus de révision.
- Ajoutez des utilisateurs de votre espace de travail à qui envoyer la révision. Si votre espace de travail comporte des groupes , vous pouvez envoyer votre révision à tous les membres du groupe en sélectionnant le nom du groupe.
- Ajoutez du contenu pour une notification par courrier électronique, en incluant un objet et un message. Ce contenu peut être utilisé pour demander aux réviseurs des commentaires spécifiques ou définir une date limite de révision.
- Cliquez sur Send pour envoyer votre demandeur. Votre réviseur reçoit un courriel contenant un lien vers le fichier en lecture seule.
Note : Les permissions dans les fichiers réviseurs sont définies différemment de celles du fichier original. Le fait de demander un réviseur crée un fichier de révision distinct et ne modifie pas les permissions définies pour le fichier source.
Par défaut, seuls les responsables peuvent envoyer des feuilles de calcul pour révision. Si vous souhaitez autoriser les éditeurs ou les lecteurs à envoyer des révisions, vous pouvez modifier ce paramètre sous Permissions dans Propriétés de la feuille de calcul.
Utiliser le panneau Réviseurs
Une fois que vous avez demandé un réviseur, les informations relatives à la demande apparaissent dans le panneau Reviews . Pour accéder au tableau de bord, cliquez sur l'icône Revues dans le tableau de bord de droite. Lorsque vous sélectionnez un réviseur, vous pouvez voir quand le demandeur a été envoyé et à qui il a été envoyé.
Vous pouvez également éditer ou supprimer un réviseur en utilisant la flèche à côté du titre du réviseur dans le panneau Réviseurs . Pour ajouter d'autres réviseurs ou modifier le nom d'une révision, cliquez sur Edit dans le menu.
Pour supprimer un demandeur, sélectionnez Supprimer dans le menu. En supprimant un réviseur, on supprime automatiquement la feuille de calcul en lecture seule. En cliquant sur l'icône Open Réviseur , vous ouvrez la feuille de calcul en affichage seul dans un nouvel onglet. Si votre réviseur a laissé des commentaires, vous pouvez les afficher ici.
Réviser un fichier
Si vous recevez un demandeur pour laisser un réviseur, vous serez dirigé vers une version en lecture seule de la feuille de calcul.
Pour commencer votre réviseur, cliquez sur Go To Review dans l'e-mail du demandeur.
À partir de là, vous pouvez ajouter des commentaires à la ou aux feuilles de calcul. Pour ajouter un commentaire :
- Sélectionnez les cellules souhaitées dans la feuille.
- Cliquez sur Add dans la barre d'outils ou dans le panneau Comments .
- Tapez votre commentaire et cliquez sur Post. Vous pouvez répondre aux commentaires directement sur la feuille ou dans le panneau Comments .
Lorsque vous révisez tous les commentaires, l'icône Comment dans le plan affiche le nombre de commentaires dans chaque section.
Vous pouvez également utiliser le panneau Comments pour aller à l'emplacement de chaque fil de commentaires dans le réviseur de la feuille de calcul.
En révisant la feuille de calcul, vous pouvez également :
- Exporter le contenu au format PDF, XHTML, Excel ou CSV.
- Utilisez Rechercher pour rechercher des mots ou des phrases spécifiques.