Configurar los estados financieros en Wdata

Con Wdata, puede conectar datos de varias fuentes y dividirlos en partes según sea necesario para el análisis y la elaboración de informes en la plataforma Workiva. Tara resumir la contabilidad financiera -como los saldos, los ingresos y el flujo de caja- de un Periodo determinado, puede conectar los datos del balance de sumas y saldos con sus asignaciones financieras y de entidad para crear un estado financiero.

Etapa 1. Establecer la correspondencia de los estados financieros en Hojas de cálculo

Para empezar, crear una hoja de cálculo para asignar su plan de cuentas a un rollup de sus elementos de línea de estados financieros y revelaciones. Como mínimo, incluya una hoja con columnas para:

• Número de cuenta
• Nombre de la cuenta
• Partida de los estados financieros, como Propiedad y equipo, Efectivo y equivalentes de efectivo e Ingresos diferidos.
• Información de los estados financieros, para proporcionar más detalles sobre un Elemento; por ejemplo, un Elemento de Propiedad y Equipo puede incluir información sobre Terrenos, Edificios, Mobiliario, Arrendamientos, etc.
• Tipo de estado financiero, como Cuenta de resultados o Balance.
• Informe del signo-positivo o negativo- para ingresos o gastos, respectivamente.

Etapa 2. Exporte el balance de sumas y saldos y los datos de las entidades desde sus Orígenes

Además del mapa de estados financieros, necesitarás:

• A balance de sumas y saldos de las cuentas del libro mayor, incluidos los valores y el ejercicio y Periodo
• Una asignación de entidades con los identificadores, nombres y agrupaciones de sus cuentas financieras.

Antes de introducir estos datos en Wdata, sáquelos de sus sistemas de registro. Una de las formas más sencillas es exportar estos datos como archivos de valores separados por comas (CSV).

Consejo: En lugar de exportar desde su sistema de registro, también puede construir cadenas para extraer automáticamente los datos directamente de las soluciones en una Tabla.

Etapa 3. Agregar los datos a las Tablas

Para obtener los datos en Wdata, crear una Tabla basada en cada Archivo CSV. Para crear una tabla, haga clic en Crear, y seleccione Tabla, cargue el CSV y configure los nombres, IDs y tipos de datos de sus columnas. 

• Para el balance de sumas y saldos, seleccione un Tipo de Tabla de Hecho, ya que sus datos seguirán creciendo en función de la actividad futura.
• Para el mapeo de entidades, seleccione una Tipo de Tabla de Dimensión, ya que contiene datos relacionales.

Crear una Tabla basada en el mapeo de estados financieros creado en Hojas de Cálculo:

1. En la Página principal de Wdata, haga clic en Crear, Tabla.
2. Para ayudar a identificar la Tabla, introduzca un nombre único y una descripción.
   
3. En Tipo de Tabla, seleccione Dimensión.
4. En Carpeta, seleccione dónde desea guardar la Tabla en Página principal. 
5. Para cada columna de la hoja, haga clic en AGREGAR COLUMNA, y configure su nombre, descripción, ID y tipo. Para la columna con el número de cuenta, seleccione Clave para indicar que contiene valores únicos.
6. Haga clic en Crear Tabla.
7. En el panel Datasets, haga clic en Agregar Dataset, y seleccione Hoja de cálculo.
   
8. Buscar la hoja de cálculo de asignación de estados financieros, y agregarlo como un conjunto de datos. Cuando agregue el conjunto de datos, seleccione Conectar a hoja para actualizar fácilmente la tabla en función de los cambios en la hoja.

Etapa 4. Crear una consulta basada en los datos

Para trocear los datos y analizar las finanzas a través de sus mapeos de entidades, cree una consulta utilizando las Tablas como Orígenes:

1. En la pestaña Fields, elija qué columnas de las tablas incluir en los resultados de la consulta de un estado financiero:
   
   
   • En el balance de sumas y saldos , incluya el ejercicio, el Periodo fiscal y el valor.
   • En, incluya la partida, la información y el tipo de estado financiero. 
2. Para combinar los datos de las tablas, en la pestaña Relaciones :
   • Mueva la columna Account ID de los datos del balance de sumas y saldos y de la correspondencia con los estados financieros, y una las tablas para incluir todos los datos del balance de sumas y saldos y sólo las identificaciones de cuentas correspondientes de la correspondencia.
   • Mueva la columna Entity ID de los datos del balance de comprobación y del mapeo de entidades, y una las tablas para incluir todos los datos del balance de comprobación y sólo los IDs de entidades coincidentes del mapeo.
3. En la pestaña Ordenar, seleccione los campos por los que desea ordenar los resultados, en orden ascendente o descendente.

Etapa 5. Crear valores de parámetros

Para centrarse en diferentes entidades o Periodos de tiempo en los que se ejecuta la consulta, utilizará filtros basados en los valores de los parámetros. Desde el panel Parameters, agregue a la consulta parámetros para el nombre de la entidad, el año actual y el Periodo actual:

• Si el propietario de su espacio de trabajo ha configurado un parámetro global para uno de estos valores, haga clic en Agregar, Seleccionar parámetro global, y seleccione el parámetro que desea agregar a la consulta.
• De lo contrario, para Agregar un nuevo valor de parámetro a la consulta, haga clic en Agregar, Crear nuevo parámetro, y configurar el parámetro. Para Habilitar los cálculos, Agregue el parámetro para el año o Periodo actual con un Tipo de Entero.

Etapa 6. Configure los Filtros de consulta

Después de agregar los parámetros a la consulta, en la pestaña Filtros, agregue filtros para entidad, año actual, año anterior y Periodo actual. Para agregar un filtro, mueva su columna de Orígenes a la pestaña Filtros, seleccione su operador y, a continuación, introduzca o seleccione el valor de su parámetro en la pestaña Propiedades de Filtros.

Después de Agregar los Filtros, establezca su orden de operaciones en la Barra de Fórmulas. En la fórmula, cada filtro está numerado según su orden en la pestaña Filtros; por ejemplo, en el orden que aparece aquí, el filtro del año anterior aparece como {1}, el filtro del año en curso como {2}, y así sucesivamente. Para que el estado financiero incluya la actividad del año anterior o el año y Periodo actual, para una entidad específica, introduzca:

{1} O ({2} Y {3}) Y {4}

Etapa 7. Conecte la consulta a una hoja de cálculo

Para propagar los datos a través de la plataforma Workiva, en Hojas de cálculo, abra la hoja para conectar con la consulta, y conecte la consulta desde el panel derecho de Conexiones a Wdata. Por ejemplo, puede conectar la consulta a un libro de informes utilizado para crear estados financieros y otros resultados. Después de conectar la consulta a una hoja, también puedes vincular sus datos a documentos y presentaciones.