En esta guía aprenderás a utilizar carpetas para organizar archivos en un espacio de trabajo. Al igual que tu ordenador utiliza carpetas para gestionar archivos, puedes utilizar carpetas en Workiva para organizar todos tus archivos.
Resumen de carpetas
Las carpetas están disponibles en todos los espacios de trabajo y son la forma preferida de organizar todos tus archivos. Por ejemplo, puede colocar todos los documentos trimestrales, hojas de cálculo y presentaciones en una estructura de carpetas 2020 > Q4 .
Para ver todas las carpetas de su espacio de trabajo, vaya a Archivos y, a continuación, Todos los archivos.
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Todos los archivos enumera todas las carpetas, archivos y ficheros en su espacio de trabajo. Sólo verás los archivos y carpetas a los que tienes permisos de acceso.
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Las subcarpetas creadas por cualquier persona en el espacio de trabajo, como una carpeta 2020 y Q4, se enumeran en Archivos.
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Derecha haga clic en una carpeta y seleccione Nueva subcarpeta para crear más carpetas para ayudar a organizar los archivos.
Nota: Si ha copiado en los archivos y proyectos de , éstos se guardarán por defecto en una carpeta denominada "Elementos copiados" con una marca de tiempo.
Cómo utilizar las carpetas
Debe organizar todos sus archivos mediante carpetas y utilizar la opción Archivo de su área de trabajo para trabajar con un archivo financiero. Puede mover proyectos a carpetas para mantenerlos organizados con otros materiales de archivo. Utiliza las carpetas para:
- Organizar, buscar y trabajar con archivos
- Organización y seguimiento de los expedientes
- Avanzar archivos
Migas de pan del Archivo
Verás migas de pan mientras navegas por tus carpetas en Archivos. Las migas de pan le muestran las carpetas donde se encuentran los archivos y le proporcionan una forma fácil de ir entre las carpetas anidadas.
Haga clic en la casilla situada junto a un archivo o carpeta para ver su ubicación en la ruta de migas de pan situada encima de la lista de archivos. Desde ahí, puedes navegar fácilmente a cualquier carpeta de la jerarquía.
Mejores prácticas
He aquí algunos consejos para utilizar las carpetas en un trimestre normal.
Organizar Archivos:
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Utiliza carpetas para organizar todos tus archivos.
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Crea una Carpeta principal para todos los Documentos con los que trabajas en un trimestre. Dentro de la carpeta principal, puede organizar los documentos y archivos en subcarpetas para facilitar la búsqueda de archivos similares.
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Nombra las carpetas con un carácter especial (*'!) si quieres que aparezcan al principio de la lista.
Archivo:
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Utilice carpetas para organizar toda su documentación de archivo.
- Incluya "archivo" en el nombre de las carpetas de archivo para facilitar su identificación.
Reenvío de Archivos:
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Cambiar nombre de la Carpeta creada a partir del roll forward para que sea fácil de encontrar, como Carpeta Roll-Forward Primaria o Carpeta Roll-Forward Trimestral.
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Si ha creado archivos adicionales que desea incluir al hacer el roll forward, agréguelos a la carpeta que está utilizando para hacer el roll forward.
¿Y los Archivos?
También puede utilizar carpetas para organizar sus archivos.Filing le guía paso a paso, desde la recopilación de Documentos hasta su archivo en tiempo real. Cuando se crea un expediente en Workiva, se agregan todos los archivos y la información necesaria para ese expediente justo en las etapas del expediente. Las Etapas de Archivo le indican qué hacer a continuación.