Las conexiones de hoja de cálculo permiten extraer y actualizar información directamente desde un origen de datos externo. Si tienes Hojas de cálculo y Administración de controles, puedes utilizar esta función.
Para acceder a la función Conectores, abre la hoja de cálculo que quieras conectar a un origen de datos y haz clic en la barra de herramientas Datos.
Nota: Solo los Propietarios de documentos pueden conectar un nuevo origen de datos.
Crear un origen de datos
Puedes conectar orígenes de datos externos o crearlos directamente en Hojas de cálculo.
Para crear un origen de datos a partir de una hoja de cálculo existente:
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- Abre la hoja de cálculo que quieres utilizar como origen de datos.
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Conjunto de datos .
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- Haz clic en Publicar conjunto de datos en el menú desplegable.
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- En la ventana Publicar datos de hoja, introduce un nombre para el conjunto de datos, selecciona quién de tu organización puede acceder a él y añade una descripción.
- 5
- Haz clic en Publicar para crear tu origen de datos.
Conectar a un origen de datos
Un documento de hoja de cálculo puede contener varias hojas conectadas, y cada hoja puede estar conectada al mismo o a origen de datos o a orígenes de datos diferentes.
Para conectar una hoja a un origen de datos:
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- En el esquema, seleccione la hoja que desea conectar a un origen de datos.
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- En la barra de herramientas Datos, haz clic en Conectar y selecciona el origen de datos al que quieres conectarte.
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- En el cuadro de diálogo, selecciona el conjunto de datos que quieres conectar y haz clic en Siguiente para importarlo. Si tu hoja contiene celdas bloqueadas, deberás desbloquearlas antes de importar tu conjunto de datos.
Nota: El tiempo que se tarda en importar los datos puede variar en función del tamaño del origen de datos. Puedes continuar utilizando Workiva mientras tu importación está en progreso.
Tras completar el proceso de importación, aparece el icono Hoja conectada junto a cada hoja con una conexión.
Una vez que la hoja está conectada a un origen de datos, puedes crear vistas e informes, agregar fórmulas entre hojas o realizar búsquedas. Los datos de una conexión no pueden modificarse en la hoja de cálculo y deben cambiarse en el origen.
Si tienes Wdata habilitado en tu cuenta, también puedes personalizar aún más tus orígenes de datos y tus consultas utilizando Conexiones a Wdata.
Actualizar un origen de datos
Una vez que hayas creado un origen de datos y lo hayas conectado a otras hojas, deberás actualizar tanto el origen como las hojas conectadas cada vez que realices cambios.
Para actualizar un origen de datos en una hoja de cálculo de Workiva, haz clic en Volver a publicar en la barra de herramientas Datos.
A continuación, para actualizar los datos de las hojas conectadas con los datos de origen más recientes, haz clic en Actualizar en la barra de herramientas Datos.
Puedes ver la hora y la fecha de la actualización más reciente abriendo el panel Hojas conectadas .
Desconectar un origen de datos
Puedes desconectar una hoja de un origen de datos en cualquier momento.
Para desconectar un origen:
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- En el panel de esquema, haz clic con el botón derecho del ratón en el icono Hoja conectada de la hoja que quieres desconectar.
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- Selecciona Desconectar conjunto de datos en el menú.