Nota: Ahora puedes migrar a la nueva funcionalidad de certificaciones en procesos. El 31 de agosto de 2023, Workiva archivará automáticamente los artefactos de todas las certificaciones históricas creadas desde el inicio de la cuenta. Más información
La creación de un nuevo proceso de certificaciones implica unos pasos rápidos y sencillos. Pon nombre a tu proceso y selecciona las fechas correspondientes. Redacta una carta con las preguntas que deben formularse. Determina las excepciones que deben revisarse.
Añade firmantes individuales y de grupo. Envía las cartas en orden secuencial y controla el progreso mediante la función de seguimiento de la certificación.
Iniciar un nuevo proceso
Para crear un nuevo proceso de certificaciones:
- 1
- Haz clic en la pestaña Procesos.
- 2
- Haz clic en Iniciar un nuevo proceso.
- 3
- Introduce un título para el proceso y las fechas requeridas. Haz clic en Siguiente.
- 4
- En el paso Iniciar un nuevo proceso, selecciona las fechas para los recordatorios por correo electrónico a los firmantes.
- 5
- Haz clic en Finalizar.
Puedes enviar recordatorios adicionales manualmente, así como personalizar el mensaje. También puedes editar los recordatorios más tarde desde la lista Cartas.
Edita el contacto de un proceso desde el panel de control mediante el botón Editar proceso. Edita un contacto para una carta individual haciendo clic en el campo Contacto.
Crear cartas
Para crear una carta:
- 1
- Haz clic en la pestaña Procesos.
- 2
- Haz clic en el proceso al que quieres añadir una carta.
- 3
- En la pestaña Cartas del panel de seguimiento de procesos, haz clic en Agregar una carta.
- 4
- Introduce la información necesaria, configura recordatorios y selecciona Crear.
Aprende a Crear y editar plantillas de cartas.
Para editar una carta antes de enviarla:
- 1
- Vuelva a la pestaña Cartas del panel de seguimiento de procesos.
- 2
- Haz clic en el nombre de la carta. Esto te llevará al editor de cartas.
- 3
- Edita el título, el contenido u otros detalles.
Para editar una carta después de enviarla:
- 1
- Vuelva a la pestaña Cartas del panel de seguimiento de procesos.
- 2
- Haz clic en el nombre de la carta. Esto te llevará al editor de cartas.
- 3
- Actualiza la carta y vuelve a enviarla.
Agregar destinatarios
Para agregar destinatarios a una carta:
- 1
- Selecciona un proceso y consulta la página Cartas.
- 2
- En la columna Destinatarios, haz clic en el número que representa a los destinatarios.
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- Haz clic en la flecha hacia abajo del botón Crear certificación.
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- Elige una opción de destinatario en el menú desplegable.
La siguiente lista describe las opciones del menú Crear certificación.
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Firmante individual: Elige esta opción si no necesitas crear un flujo de trabajo y quieres añadir un destinatario. Si añades varios destinatarios de esta forma, cada uno recibe una notificación al mismo tiempo, y cada uno puede firmar en cualquier momento sin seguir los pasos de un flujo de trabajo.
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Firmantes ordenados: Esta opción es para flujos de trabajo con un firmante individual asignado a un paso del flujo de trabajo. Cuando la carta está lista, la primera persona asignada a la carta la firma y la envía a la siguiente persona asignada, y así sucesivamente. Si alguno de los firmantes no está de acuerdo o modifica la respuesta de un firmante anterior, la carta se reenvía a la persona asignada al paso 1.
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Con Aprobador: Abre el cuadro de diálogo Agregar destinatarios con campos para añadir tanto firmantes como aprobadores.
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Desde grupo: Permite incluir un grupo de usuarios existente como destinatarios de una carta.
Los destinatarios también pueden editarse posteriormente si necesitas añadir o eliminar firmantes del proceso.
CONSEJO: Puedes volver a ordenar los pasos en el cuadro de diálogo Agregar destinatarios arrastrándolos en el orden que quieras.
Enviar cartas y recordatorios
Para distribuir tu carta:
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- En la pestaña Procesos, haz clic en el nombre del proceso para abrir su panel de control.
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- Haz clic en el botón Cartas.
- 3
- En la columna de destinatarios de la carta, haz clic en el número de destinatarios.
- 4
- Haz clic en el botón Recordar o elige otras opciones en el menú desplegable en Más.
Para enviar cartas, haz una de las dos cosas siguientes:
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Haz clic en Enviar en la fila de un destinatario para enviarla a un destinatario que aún no haya firmado la carta.
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Haz clic en Enviar a todos para enviarla a todos los destinatarios activos sin firma. Si la carta tiene firmantes individuales, todos ellos recibirán la carta. Si la carta tiene un flujo de trabajo, el primer firmante recibirá la carta.
El estado cambia a Sin firmar, y puedes volver a esta misma página para enviar recordatorios manualmente utilizando el botón Recordar. Estos recordatorios se añadirán a los recordatorios que configuraste cuando creaste este proceso por primera vez.
El título y otros parámetros de las cartas y procesos pueden modificarse una vez enviadas las cartas, aunque el contenido de estas no puede cambiarse. Los destinatarios afectados recibirán correos electrónicos de notificación alertándoles de los cambios. Los posibles cambios incluyen fechas, destinatarios del proceso y aprobadores.
Supervisar el progreso
Si eres aprobador de una carta, recibirás una notificación por correo electrónico cuando un destinatario firme la carta. El correo electrónico indica el estado y muestra cualquier excepción. También proporciona un vínculo que te lleva al Panel de seguimiento de certificaciones para administrar la carta.
Un administrador o aprobador puede entrar en Certificaciones en cualquier momento del proceso para ver el estado de firma de las cartas. Los administradores pueden acceder al seguimiento de todos los procesos. Los aprobadores pueden acceder al seguimiento de las cartas que tienen asignadas.
Para realizar el seguimiento de un proceso:
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- Haz clic en la pestaña Procesos.
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- Haz clic en el nombre del proceso que quieres seguir.
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- En el panel de control, haz clic en Ver panel de seguimiento en Estado del proceso.
El Panel de seguimiento agrupa las cartas en tres secciones, con los colores del semáforo para indicar el estado. El verde indica las cartas firmadas y aprobadas, el amarillo las firmadas pero pendientes de aprobación y el rojo las cartas sin firmar. Los aprobadores y administradores pueden hacer clic en un usuario para ver los detalles de su firma y la carta enviada al firmante.