Construir un rastreador de Informes es un proceso de tres etapas que se basa en varias características de Workiva. Empezará configurando los campos personalizados de necesarios para realizar el seguimiento de cada etapa -como quién es el aprobador de un proceso o Informe concreto- y, a continuación, creará las consultas de para utilizar esos datos.
Una vez configuradas esas entradas, puede enviar los datos a los distintos Widgets y Paneles de disponibles en Workiva. Esto le permite a usted, a su equipo y a los ejecutivos interesados seguir rápidamente el proceso de elaboración de informes de un vistazo.
Requisitos
Las siguientes funciones deben estar habilitadas en su espacio de trabajo:
Para configurar estas funciones, se necesitan los siguientes roles :
- Propietario del espacio de trabajo
- Administrador de campos personalizados
- Editor
Etapa 1: Crear campos personalizados
Los campos Personalizados son campos únicos creados por su empresa y agregados a documentos, hojas de cálculo o presentaciones existentes. Estos campos personalizados se adaptan por completo a su espacio de trabajo, pero recopilan y almacenan datos de la misma manera que un campo nativo de Workiva. Esta funcionalidad añadida le permite crear Informes Personalizados y soluciones automatizadas no disponibles de otro modo.
Elija el Tipo de campo personalizado "Usuario" si desea ver los nombres de los Asignados, Aprobadores y otras partes interesadas. Este Tipo de campo personalizado incluirá a todos los usuarios del área de trabajo y habilita opciones de filtrado adicionales a través del widget Consulta de Wdata.
Al filtrar este widget, puede configurar el filtro para que rastree a una persona específica o seleccionar "usuario actual" para mostrar automáticamente la cuenta conectada. Esta última opción permite que cada miembro del equipo vea siempre su propio Estado al iniciar sesión en el tablero.
Etapa 2: Configure sus consultas
Con las consultas, puede agregar y segmentar datos de la plataforma Workiva basándose en criterios específicos. Para crear una consulta, seleccione sus componentes en nuestro Generador de consultas de arrastrar y soltar o componga su propia sintaxis en el editor SQL avanzado.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Cuando trabaje con Documentos, asegúrese de agregar el campo DocumentID a los resultados de su consulta, ya que éstos se convertirán en Hipervínculos clicables en sus Widgets. Puede Agregar datos de campo personalizados a las consultas utilizando el tipo de origen COM.
Nota: Esto es exclusivo para los datos de campos personalizados. Las URL o DocumentID de otras fuentes se mostrarán simplemente como texto sin formato.
Etapa 3: Configure sus Widgets y Paneles
Widget de Consulta de Wdata
El Widget de Consulta de Wdata proporciona una vista rápida de los resultados de la consulta directamente desde la Página principal. Los datos pueden actualizarse manualmente en cualquier momento y muestran los mismos Resultados que se encuentran en Wdata.
Cada miembro de tu equipo puede personalizar su propio tablero -mostrando, ocultando, filtrando, reorganizando y cambiando el tamaño de las columnas- sin afectar a nadie más en el espacio de trabajo. Estos ajustes se guardan y conservan en su propio perfil.
Filtrar Listas de usuarios por "usuario actual".
El Tipo de campo personalizado "usuario" ordena los miembros de su área de trabajo en una Lista. Cuando configures tu Widget, considera añadir un filtro para ordenar esa columna por "Usuario Actual." Esto permite que el Widget funcione para múltiples personas sin necesidad de crear paneles separados para cada persona.
Widget de recursos clave
El Widget de Recursos Clave - que se encuentra entre los widgets de Archivo en Página principal - le permite crear una lista curada de sus archivos, Informes, formularios y otros recursos más importantes. Simplemente copie y pegue la URL del objeto en el Widget y aparecerá como un "acceso directo" accesible al instante desde la Página principal.
Agregar los archivos necesarios al tablero
Como propietario de un espacio de trabajo, puede agregar archivos necesarios o importantes a un Widget de recursos clave y ponerlos a disposición de otros usuarios en el espacio de trabajo. De este modo, los empleados pueden encontrar fácilmente los Archivos que utilizan con más frecuencia directamente desde la Página principal.
Nota: Sólo se pueden agregar recursos de Workiva al tablero. Las URL externas no son compatibles.
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¿Por qué debería utilizar un rastreador de Informes?
El seguimiento de Informes en Workiva se utiliza para comprender mejor todo el ciclo de vida de los Informes y en qué punto se encuentra cada equipo en cada momento. Puede proporcionar información sobre el progreso de los informes individuales, ayudar a identificar qué partes interesadas están asignadas a cada tarea y garantizar que se está en el buen camino para cumplir los próximos plazos.
¿Puedo ver la información de la entidad en mi rastreador?
Sí, aunque el método de aplicación puede variar.
Si la información está vinculada a la propia entidad - como el nombre de la entidad o el Tamaño - puede que no tenga sentido crear un campo personalizado y luego establecer el valor en cada Documento. En su lugar, puede considerar la posibilidad de crear una Tabla de entidades en una hoja de cálculo que recoja esta información.
Para ello:
- Cree una única fila por entidad y, a continuación, agregue una columna para cada dimensión, empezando por un identificador único.
- Crea un campo personalizado para ese identificador y rellena su valor en cada Archivo.
- Utilice una consulta para UNIR el origen de datos de la hoja de cálculo y el origen de datos del campo personalizado.
- Asigne la entidad de cada Documento a su información correspondiente en la Hoja.
Nota: Puede utilizar el widget Recursos clave para crear un acceso directo a esta hoja de cálculo de tabla de entidades.
¿Puedo crear varios Widgets y Paneles?
Sí, los propietarios de espacios de trabajo pueden crear varios paneles y asignarlos a otras personas en el espacio de trabajo. Cada usuario puede alternar entre los Paneles según sus necesidades.
¿Pueden otros crear sus propios Paneles?
Sí, cada persona puede crear sus propios Paneles además de los que tiene asignados el propietario del espacio de trabajo.