Workiva Sync sincroniza la información de un libro de Excel con Workiva, permitiéndote crear nuevas hojas de cálculo o actualizar las existentes con datos de tu ordenador.
Esto proporcionará una mayor seguridad de los datos, una interfaz de usuario modernizada y un proceso de actualización simplificado que elimina la necesidad de reinstalación cuando Workiva añade nuevas funciones.
Nota: Para preservar el formato, le recomendamos que utilice la función Importar cuando introduzca por primera vez un archivo Excel en Workiva. Tras la importación inicial, utilice Workiva Sync para realizar actualizaciones de forma eficaz.
Requisitos de instalación
Antes de instalar Workiva Sync, tendrás que tener unos requisitos específicos.
Permisos de usuario
La cuenta de usuario que realiza la instalación debe ser un administrador en el PC.
Versiones de Excel compatibles
- Excel en el iPad
- Excel en Mac (Microsoft 365)
- Excel en Windows (Microsoft 365)
- Excel 2016 o posterior en Mac
- Excel 2019 o posterior en Mac
- Excel 2016 o posterior en Windows
- Excel 2019 o posterior en Windows
- Excel en la Web
Para obtener la mejor experiencia, recomendamos Microsoft Office 365 integrado con la versión de escritorio más reciente de Excel.
Detalles del navegador Excel
Las versiones con licencia por volumen de Excel 2016 y Excel 2019 utilizan IE11 como navegador integrado sin ningún método para ajustar qué navegador se utiliza. Las instalaciones de Microsoft 365 necesitarán WebView2 instalado si están en una compilación anterior a 16.0.13530.20424.
Para más información, consulte estos enlaces:
Workiva Sync ofrece una función Usar celdas seleccionadas que permite a los usuarios sincronizar sólo los rangos de datos actualmente seleccionados en el libro de Excel. Esta función depende de la API 1.9 de Excel, que sólo está disponible en determinadas versiones de Excel. Para obtener más información, consulte Conjuntos de requisitos de la API JavaScript de Excel.
Instalar Workiva Sync
Workiva Sync es un complemento de Excel disponible en Microsoft Appsource. El equipo de TI responsable de la gestión de su inquilino de Microsoft y por lo general se encarga de la instalación. Al instalar Workiva Sync, se instala en su ordenador un archivo de manifiesto de 4 KB. Este Archivo ordena a Excel añadir un botón Workiva Sync a la barra de herramientas Página principal . Al hacer clic en este botón, se abre el explorador incrustado dentro de Excel, donde puede iniciar sesión en su cuenta de la Plataforma Workiva para comenzar a sincronizar los datos.
El equipo de TI suele encargarse de gestionar su inquilino de Microsoft 365 se encarga de la instalación.Tienen dos opciones para instalar Workiva Sync:- Microsoft 365 Admin Center - Cargue el archivo de manifiesto directamente en el Microsoft tenant.
- Herramientas de terceros - Utilice una herramienta de despliegue centralizado para distribuir el archivo de manifiesto a los equipos de los usuarios.
Instale Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource
Si Microsoft Appsource Marketplace está desbloqueado y los usuarios tienen permisos para agregar complementos de Office, los usuarios finales pueden instalar Workiva Sync directamente. Si no puede instalar Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource, póngase en contacto con los recursos informáticos de su empresa.
Agregar Workiva Sync en Excel:
- Abrir Excel y seleccionar la pestaña Insertar .
- Haga clic en el icono Add-ins . Su ubicación en la barra de herramientas e icono de Página principal depende de la versión de Excel que esté utilizando y de qué otros complementos tenga instalados. He aquí dos ejemplos:
- En la ventana Complementos de Office , haga clic en Office Store.
- Buscar: Tipo "Workiva". Lo que verá será algo parecido a lo siguiente:
- Seleccione Workiva Sync, y haga clic en Agregar.
- A continuación, haz clic en ¿Quieres continuar?. Workiva Sync se agregará a tu Excel.
Utilizar Workiva Sync
Puedes utilizar Workiva Sync para sincronizar tu libro de Excel con una hoja de cálculo en blanco o existente de Workiva.
Nota: Si estás sincronizando con una hoja de cálculo de Workiva existente, puede que necesites ajustarla para que los cambios se sincronicen correctamente. Por ejemplo, si ha agregado una nueva fila de datos en su libro de Excel, debe añadir una fila vacía en el mismo lugar en la hoja de cálculo de Workiva. Además, si las pestañas del libro de Excel no coinciden con los nombres de las hojas de la hoja de cálculo de Workiva, la sincronización añadirá nuevas hojas con los nombres de las pestañas.
Para sincronizar un Archivo Excel con su cuenta de la Plataforma Workiva:
- Abra su versión de Excel.
- Haz clic en la pestaña Workiva Sync de la barra de herramientas de Excel. Dependiendo de su versión de Excel, el icono puede ser diferente, aquí hay dos ejemplos de lo que puede parecer:
- Elija su Entorno Workiva en el desplegable y haga clic en Siguiente.
- Seleccione el espacio de trabajo con el que desea sincronizar y haga clic en Siguiente.
- A continuación, seleccione Iniciar una sincronización.
- Rellene los detalles en el formulario Sync Detalles .
- Elige dónde sincronizar - Puedes Buscar archivos o hacer clic en el desplegable que listará las hojas de cálculo más recientes para las que tienes permisos de edición. Una vez seleccionada una hoja de cálculo, Workiva Sync selecciona automáticamente las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización cuando haya un nombre de hoja idéntico en la hoja de destino de Workiva.
Las Hojas no detectadas con el mismo nombre de Hoja no se seleccionan automáticamente para estar en la sincronización. Estas Hojas pueden deseleccionarse si no desea incluirlas. Cualquier hoja no oculta del archivo Excel puede seleccionarse manualmente para incluirla en la sincronización.
- Usar rangos seleccionados - Esto sincroniza los rangos seleccionados en las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización. Esta opción no está disponible en las versiones con licencia por volumen de Excel 2016 y Excel 2019 (no 365).
- Incluir fórmulas - Las fórmulas en Excel se sincronizarán en forma de fórmulas si son compatibles con Workiva. Las fórmulas no admitidas se sincronizan como valores. Puede ver qué fórmulas se sincronizaron en un valores y le proporcionará navegación a celdas específicas en la hoja de destino de Workiva.
- Elige dónde sincronizar - Puedes Buscar archivos o hacer clic en el desplegable que listará las hojas de cálculo más recientes para las que tienes permisos de edición. Una vez seleccionada una hoja de cálculo, Workiva Sync selecciona automáticamente las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización cuando haya un nombre de hoja idéntico en la hoja de destino de Workiva.
- Una vez que haya rellenado sus Detalles, seleccione Sync.
Nota: El número máximo de celdas que se pueden sincronizar a la vez es de 2 millones.
- Cuando se complete la sincronización, aparecerá un aviso en la esquina inferior derecha de la ventana.
Una vez finalizada la sincronización, podrás ver la hoja de cálculo nueva o la existente en tu cuenta. Las fuentes, colores, líneas u otros formatos que se encuentran en el Documento original no se importan. Si hay información en tu hoja que no quieres que se sobrescriba, bloquea esa celda para evitar futuros cambios.
Para más información sobre seguridad y gestión de datos, consulte Workiva Sync Technical Detalles.
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