La presentación de archivos PDF en EDGAR puede plantear algunas dificultades debido tanto a los requisitos de la SEC sobre el formato y el contenido de los archivos PDF, como a la forma en que EDGAR gestiona los archivos PDF durante la presentación. A continuación encontrará información sobre los requisitos y el proceso, así como información para aplanar un PDF y evitar problemas.
Documentos PDF oficiales y no oficiales
Para la mayoría de los tipos de formularios de la SEC, pueden presentarse archivos PDF, pero se consideran Documentos no oficiales, también denominados comúnmente "documentos de cortesía". Como se describe en EDGAR Filer Manual Volume 2, section 5.2.3.5 , se puede presentar un PDF junto con el documento HTML oficial, utilizando la misma etiqueta de prueba documental que el documento HTML.
Hay algunos tipos de formularios y pruebas documentales en los que los PDF se consideran Documentos Oficiales, que se enumeran en la sección 5.2.3.6 del Volumen 2 del MEC. Los informes anuales "brillantes" exigidos en el formulario ARS o el anexo 99 del formulario 6-K, y el anexo 96 del formulario 10-K o el formulario 20-F son ejemplos habituales.
Nota: Tanto para los PDF no oficiales como para los oficiales, deben cumplir las normas descritas en el Manual de presentación EDGAR, volumen 2, sección 5.2.3.2, en el sentido de que no deben contener formularios , hipervínculos ni secuencias de comandos, pero sí texto que permita realizar búsquedas. Si se detectan errores en un PDF durante la presentación, se eliminará el PDF de la presentación, como en el caso de los Documentos no oficiales, o se suspenderá por completo la presentación en el caso de los Documentos oficiales.
Mensajes de error comunes en PDF
- INVALID_PDF_TAG - este error indica que EDGAR cree que el PDF contiene formularios, hipervínculos o secuencias de comandos.
- EMPTY_DOCUMENT - este error se produce cuando se envía un PDF con sólo imágenes, es decir, no hay texto seleccionable.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - este error indica que el PDF no se considera un documento oficial y que no existe ningún documento oficial con la misma etiqueta de prueba.
La SEC también facilita a el siguiente documento para explicar los problemas de los PDF y sus posibles soluciones.
Nota: Los errores en los PDF "no oficiales" se eliminarán pero se aceptará el resto del expediente, mientras que los errores en los PDF "oficiales" darán lugar a un expediente suspendido.
Función de PDF aplanado de Workiva
Para tener en cuenta los problemas de los PDF, hemos agregado la función Flatten PDF . Esta función está disponible en la Etapa de Collect, en el menú situado junto al Archivo PDF:
Además del menú, después de enviar una presentación, cuando se detecta un mensaje de error EDGAR relacionado con un PDF, se proporciona una opción para aplanar ese PDF.
La función Aplanar PDF ofrece dos niveles de procesamiento de PDF: básico y completo.
- Basic Quita los Elementos PDF prohibidos tal y como se describen en el EDGAR Filer Manual de la manera menos invasiva.
- Completo realiza el mismo procesamiento que Básico, pero además reconstruye el PDF para que pase mejor los controles de validación de EDGAR, y por esta razón se recomienda para la mayoría de los documentos.
Además, hay Opciones avanzadas en la función Aplanar PDF, incluyendo una opción Insertar página en blanco , que agregará una página de texto en blanco sobre fondo blanco en un lugar especificado de su Documento.
- Si después de recibir un error EMPTY_DOCUMENT, su mejor opción es volver a quien produjo su PDF y obtener un documento que contenga texto seleccionable. Si no puede obtener dicho Documento, puede consultar con su departamento jurídico para determinar si es una opción adecuada en su situación, puede considerar la opción Insertar página en blanco en la sección Opciones avanzadas.
Revisión
Recomendamos a los archivadores que comprueben siempre visualmente su PDF después de aplanarlo para asegurarse de que no hay artefactos o cambios inesperados.
Después de aplanar, puede descargar y revisar el PDF en el menú de la Etapa Recopilar, en la Etapa Revisar y en la Vista previa de la Prueba de Archivo.
Si necesitas ayuda, ponte en contacto con Workiva Support.