En Workiva, tu capacidad para acceder e interactuar con una función se establece en función de tu rol en . Las funciones permiten a las empresas limitar el acceso de un empleado a las herramientas necesarias para su trabajo. Una vez asignada una función, el acceso puede restringirse aún más mediante el uso de permisos - como la capacidad de ver o editar un Archivo en particular. Chains sigue este mismo modelo, pero incluye un subconjunto de permisos exclusivos de Chains.
Esta guía le mostrará cómo crear Grupos de usuarios en Cadenas, asignar roles apropiados y configurar los permisos necesarios.
Etapa 1: Quitar permisos al grupo de usuarios Por defecto
Todos los nuevos usuarios de Chains se colocan automáticamente en el grupo de usuarios Por defecto . Este grupo de usuarios sólo es visible en Cadenas y no aparecerá en el resto de Workiva. No se puede Eliminar o Quitar.
Dado que este grupo incluye a todos los usuarios de tu espacio de trabajo, te recomendamos que quites la mayoría de sus permisos.
Nota: El rol de Administrador de Seguridad de Cadenas es necesario para asignar permisos en Cadenas.
- En Chain Builder, haga clic en Configuración en la parte superior izquierda.
- Desde la Barra de navegación de la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
- En la pestaña Permisos, seleccione el grupo de usuarios Por defecto .
- En la parte derecha, desmarca las casillas para quitar todos los permisos. Tus cambios se guardarán automáticamente.
Etapa 2: Crear el grupo de usuarios Propietarios de cadenas
Ahora que ha quitado los permisos del grupo Por defecto, tendrá que crear nuevos grupos y clasificar a los miembros de su personal en ellos. Estos Grupos definirán las habilidades que cada persona tiene en su software.
Como mínimo, debe crear un grupo Propietarios de cadenas que permita a los usuarios ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
He aquí cómo:
- Desde Workiva Página principal, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
- En Configuración del puesto de trabajo, seleccione la pestaña Grupos .
- Haga clic en Crear Grupo en la parte derecha.
- Nombre a este grupo Propietarios de cadenas.
- Ahora agregue miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando individuos. Recuerde que los usuarios en este grupo tendrán la capacidad de ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
- Haga clic en el botón Crear Grupo para finalizar.
Establecerás los permisos para este grupo en la Etapa 4.
Nota: ¿Necesita más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre la creación de grupos de usuarios.
Crear grupos de usuarios adicionales
Arriba ha configurado un grupo Propietario de cadena que tiene acceso completo a las cadenas. Este es el único grupo requerido , pero es posible que desee permitir a otros miembros del personal para acceder a las cadenas también.
En este caso, recomendamos seguir los pasos anteriores para crear dos Grupos adicionales:
- Visores de cadenas: Este grupo tiene acceso sólo para ver Cadenas.
- Corredores de cadenas: Este grupo puede ver y ejecutar cadenas, pero no puede modificarlas ni crearlas.
Etapa 3: Asignada a nuevos usuarios
Ahora que ha configurado grupos de usuarios para los miembros de su plantilla, tendrá que asignar a cada persona una función actualizada.
Esto es lo que recomendamos:
- Quitar el rol de Propietario de Cadena a todos los usuarios de Chains: Este rol heredado otorga acceso de administrador a todas las configuraciones y objetos de Chains. Ninguno es necesario y puede permitir a los usuarios el acceso no deseado a sus cadenas.
- Asignada a todos los usuarios de Chains: El rol de Constructor de Cadenas otorga acceso a la plataforma de Cadenas en sí, pero no otorga otras habilidades por sí mismo.
- Asignada a al menos una persona: Este rol permite al administrador asignar permisos a otros usuarios. Al menos una persona debería tener esta habilidad.
Para actualizar las funciones de sus miembros, siga estas etapas:
- Desde la Página principal de Workiva, haz clic en el icono Personas situado en la parte superior izquierda para acceder a la pantalla de Miembros.
- En la pantalla Miembros, marque la casilla junto a cada persona que desee actualizar.
- Haga clic en Editar funciones en la parte superior.
- Marca para aplicar una función o desmarca para eliminarla. Un guión en una casilla de verificación indica que algunos de los miembros seleccionados ya tienen esta función.
- Haga clic en Aplicar para finalizar.
Nota: ¿Necesita más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre el cambio de funciones.
Etapa 4: Establecer permisos para los nuevos Grupos
En este punto, los miembros de su personal deben ser asignados a sus nuevas funciones y grupos. La Etapa final consiste en Asignar permisos únicos a cada grupo; estos permisos, a su vez, decidirán el nivel de acceso concedido a cada miembro del personal.
Nota: El rol de Administrador de Seguridad de Cadenas es necesario para asignar permisos en Cadenas.
Aquí se explica cómo asignar permisos:
- En Chain Builder, haga clic en Configuración en la parte superior izquierda.
- Desde la Barra de navegación de la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
- En la pestaña Permisos, seleccione el grupo Propietarios de la cadena .
- En Permisos, a la derecha, marque Creator. Tus cambios se guardarán automáticamente.
En este punto, ha terminado de aplicar permisos al grupo Propietarios de la cadena. Si ha creado los grupos opcionales de Observadores de la cadena o Corredores de la cadena, repita esta Etapa y elija los permisos adecuados para ese grupo.
Comprender los niveles de permisos
Los niveles de permisos en las Cadenas están nivelados y correlacionados, lo que significa que algunos permisos se habilitan automáticamente cuando se habilita un permiso de nivel superior. Por ejemplo, el permiso de Creador concederá automáticamente el permiso de Ejecutor y Editor.
Tenga en cuenta que no se pueden seleccionar todas las casillas dentro de un espacio de trabajo.
Permiso | Habilidades concedidas |
Lector | Permiso para ver cadenas, pero no para ejecutarlas o editarlas. (No asignable aquí.) |
Ejecutor | Permiso para ver y ejecutar cadenas, pero no para editarlas o crearlas. |
Editor | Permiso para ver, ejecutar y editar cadenas, pero no para crear cadenas nuevas. |
Creador | Permisos para ver, ejecutar, editar y crear cadenas. |
Administrador | Acceso completo de administrador a las cadenas en el espacio de trabajo. (No asignable aquí.) |
Nota: Los permisos Visor y Administrador no se pueden asignar a nivel de Espacio de Trabajo. El permiso de espectador es un permiso por defecto otorgado a todos los miembros del espacio de trabajo, y el permiso de administrador es otorgado por el rol del usuario.
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¿Puedo asignar permisos a cadenas individuales?
Sí, pero para ello se necesitan derechos de administrador de seguridad del Entorno en el entorno principal de la cadena.
Más información sobre la asignación de permisos a cadenas individuales