Cuando tiene un alto nivel de contenido común entre archivos con pequeñas variaciones en el uso, los marcadores de contenido son una forma de reutilizar el contenido y al mismo tiempo brindar la flexibilidad para especificar variaciones. Con los marcadores de posición de contenido, puede crear enlaces de origen que permitan variables planificadas o usarlos sin enlaces para crear plantillas de documentos.
A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo puedes utilizar marcadores de posición de contenido:
- Insertar un marcador de posición en un enlace de origen para permitir contenido variable en el destino
- Cree plantillas para narrativas y muestre dónde se debe actualizar el contenido dinámico cada vez que se utiliza la narrativa
- Introducir variabilidad en el lenguaje de informes estándar
Incluso puede conectar marcadores de posición a una hoja de cálculo y usar los datos para ingresar y actualizar rápidamente los valores de múltiples marcadores de posición a la vez.
Disponibilidad de funciones
- Los marcadores de posición de contenido actualmente solo están disponibles en Documentos y Presentaciones.
- Esta función está disponible actualmente para determinados tipos de soluciones. Comuníquese con su CSM para obtener más información.
Crear un nuevo marcador de posición
Para crear un marcador de posición en un archivo individual:
- Abra el panel Marcadores de posición de contenido .
- Haga clic en el ícono Agregar marcador de posición de contenido .
- Agregue una etiqueta para su marcador de posición y una descripción opcional.
Cuando se inserta un marcador de posición en un documento, la etiqueta del marcador de posición se muestra hasta que se le asigna un valor. - Haga clic en Agregar para guardar el marcador de posición, o haga clic en Agregar e insertar para insertar el marcador de posición donde se encuentra el cursor en el archivo.
Su marcador de posición se agrega al panel Marcadores de posición y puede insertarlo en cualquier lugar de su documento.
Insertar un marcador de posición
Para insertar un marcador de posición en su documento:
- Haga clic en el documento donde desea agregar el marcador de posición. Si desea reemplazar el texto existente con su marcador de posición, resalte el texto a reemplazar.
- Desde el panel Marcadores de posición de contenido , haga clic en la flecha desplegable junto a su marcador de posición y seleccione Insertar en la selección.
Puede resaltar su nuevo marcador de posición en el documento y agregar formato de texto, como énfasis o color, que desee cuando se agreguen valores para el marcador de posición.
Una vez que haya insertado todos los marcadores de posición necesarios en su documento, puede:
- Haga clic en Guardar como en la barra de herramientas Archivo y guarde el archivo como plantilla
- Resalte el contenido y haga clic derecho en Crear enlace de origen y utilícelo como enlace de destino en un archivo diferente
- Conecte sus marcadores de posición a los datos en una hoja de cálculo para completar rápidamente valores dinámicos para conjuntos de marcadores de posición
Conectarse a una hoja de cálculo de Workiva
Cuando conecta sus marcadores de posición a los datos en una hoja de cálculo de Workiva, puede:
- Mantenga sus datos organizados, actualizados y almacenados en una sola ubicación
- Rellene rápidamente valores de marcador de posición en el documento identificando una clave
- Utilice un conjunto de marcadores de posición de contenido en varios archivos
En este proceso, estás usando datos de una hoja de cálculo para agregar valores a los marcadores de posición, no para crear vínculos.
El proceso de conexión a una hoja de cálculo consta de dos partes:
Configurar los datos en su hoja de cálculo
Para configurar una hoja de cálculo para múltiples conjuntos de valores de marcador de posición, cree una nueva hoja de cálculo de Workiva o use una existente. Asegúrese de hacer lo siguiente:
- Configure su rango de datos y use la primera fila o columna para las etiquetas de marcador de posición que desea usar; pueden ser cosas como Gerente de oficina o Dirección si ha escrito una narrativa para usar en varias ubicaciones de oficina.
- Complete las filas y columnas con los conjuntos únicos de valores para cada narrativa
Configurar la conexión
Una vez que haya creado una hoja de cálculo con los valores para completar los marcadores de posición, puede conectarla a su documento.
- Desde el panel Marcadores de posición de contenido , haga clic en el ícono Agregar conexión .
- Seleccione la hoja de cálculo con sus datos de marcador de posición y haga clic en Seleccionar.
- Complete Paso 1: Ingrese un rango de datos para la conexión.
- Elige a qué hoja deseas conectarte.
- Ingrese el rango de datos que se utilizará desde la hoja de cálculo, por ejemplo A1:C4. Asegúrese de que el rango incluya tanto las etiquetas como los valores del marcador de posición.
- Si necesita ver la hoja de cálculo de conexión para verificar el rango de celdas, haga clic en el nombre del archivo con hipervínculo.
- Indique si los campos de datos están en la fila 1 o en la columna 1 del rango de datos.
- Complete el Paso 2: Revise los marcadores de posición de contenido y seleccione la clave.
- Las etiquetas de marcador de posición de su hoja de cálculo se enumeran en la columna Fuente . En la columna Marcadores de posición , puede seleccionar el marcador de posición existente en su documento para asignarlo o crear uno nuevo escribiéndolo en el cuadro.
- Elija una tecla de marcador de posición para fijarla en la parte superior de su lista de marcadores de posición. Utilizará la clave para identificar el conjunto de datos que se utilizará para completar los marcadores de posición. Asegúrese de seleccionar una clave que tenga valores distintos que no se repitan en ningún conjunto de datos. También puede seleccionar varias claves con una combinación distinta de valores.
- Pulsa Guardar para terminar.
Los marcadores de posición conectados ahora se muestran en el panel Marcadores de posición de contenido .
Si no asignaste los marcadores de posición a los existentes en el documento, ahora puedes agregarlos a tu documento usando Insertar en la selección en el menú desplegable de cada marcador de posición.
Administrar la conexión
El menú desplegable para la conexión de la hoja de cálculo proporciona varias formas de administrar su conexión.
- Ver datos de origen: Ir a la hoja de cálculo conectada para revisar los datos
- Editar conexión: Regresa al modal Configurar conexión para modificar el rango de datos, la asignación de marcadores de posición o la clave <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Desconectarse de la fuente: eliminar la conexión a la hoja de cálculo de origen, pero mantener los marcadores de posición y los valores ingresados
- Eliminar marcadores de posición: elimina la conexión a la fuente y elimina los marcadores de posición, pero cualquier valor ingresado para los marcadores de posición permanecerá en el documento
Para actualizar la conexión, haga clic en el ícono Actualizar conexión . Cualquier valor actualizado en la hoja de cálculo ahora se actualizará en su documento.
Etiquetar un marcador de posición con XBRL
Después de crear un marcador de posición, puede elegir aplicar XBRL a un uso individual del marcador de posición sin aplicar XBRL a todos los usos del marcador de posición. Esto le brinda la flexibilidad de colocar etiquetas exactamente donde las desea sin afectar a otros. XBRL se puede aplicar a marcadores de posición en texto, en enlaces de origen o en enlaces de destino. Puede aplicar XBRL a los marcadores de posición de la misma manera que puede aplicar XBRL a otras piezas de información. Para obtener más información sobre el etiquetado XBRL, consulte Datos sobre etiquetas.
Agregar valores de marcador de posición
Utilice el panel Marcadores de posición de contenido para agregar valores a sus marcadores de posición. El valor que ingresa en el panel reemplaza la etiqueta en el texto pero mantiene el formato. La forma de agregar valores depende de si sus marcadores de posición están conectados o no a los datos en una hoja de cálculo.
- En el panel Marcadores de posición de contenido , ingrese un valor para un marcador de posición individual.
- Presione Enter en su teclado.
El valor reemplaza la etiqueta del marcador de posición en su documento pero mantiene el formato.
Borrar valores de marcador de posición
Para borrar todos los valores de marcador de posición en el documento, haga clic en el icono de borrar en el panel. Todos los valores de marcador de posición se borran y se reemplazan con su etiqueta de marcador de posición correspondiente.
Ocultar y mostrar marcadores de posición
Si no necesita agregar un valor para un marcador de posición, puede ocultarlo del documento para que la etiqueta no se muestre. Solo puedes ocultar marcadores de posición que no tengan valores. Por ejemplo, es posible que tenga marcadores de posición en el documento para "Línea de dirección 1" y "Línea de dirección 2". Si no desea que se muestre nada para "Línea de dirección 2", puede ocultarlo del documento.
Hay dos formas de ocultar un marcador de posición de su documento:
- Coloque el cursor sobre el marcador de posición en el panel y haga clic en el ícono Ocultar del documento
- Seleccione Ocultar del documento en el menú desplegable del marcador de posición
La etiqueta del marcador de posición ya no se muestra en el documento.
Hay dos formas de mostrar un marcador de posición en su documento:
- Coloque el cursor sobre el marcador de posición en el panel y haga clic en el ícono Mostrar del documento
- Seleccione Mostrar del documento en el menú desplegable del marcador de posición
La etiqueta del marcador de posición ahora está visible en el documento.
Ocultar automáticamente un marcador de posición sin un valor
También puede optar por ocultar automáticamente una etiqueta de marcador de posición de contenido cuando no se ingresa ningún valor.
- En el panel Marcadores de posición de contenido , expanda el menú desplegable del marcador de posición y seleccione Propiedades.
- Seleccionar Ocultar del documento.
- Haz clic en Guardar.
El marcador de posición se ocultará del documento siempre que no tenga un valor asignado.
Eliminar marcadores de posición
Puede eliminar marcadores de posición individualmente o por grupo. Si elimina un marcador de posición que ya tenía un valor, el valor permanece en el documento.
- En el panel Marcadores de posición de contenido , expanda el menú desplegable del marcador de posición.
- Seleccionar Eliminar.
El marcador de posición se elimina del panel y del documento. Si ya ingresó un valor para el marcador de posición, el valor permanece en el documento.
- En el panel Marcadores de posición de contenido , expanda el menú desplegable para la conexión.
- Seleccione Eliminar conexión.
Los marcadores de posición se eliminan del panel y del documento. Si ya ingresó valores para alguno de los marcadores de posición, los valores permanecerán en el documento.
Lo que hay que saber
Al copiar una carpeta que contiene marcadores de posición:
- Si la hoja de cálculo de marcador de posición está dentro de la carpeta copiada: cualquier conexión de marcador de posición se actualizará automáticamente para apuntar a la hoja de cálculo recién copiada en la carpeta de destino.
- Si la hoja de cálculo de marcador de posición no está dentro de la carpeta copiada: cualquier conexión de marcador de posición permanecerá vinculada a la hoja de cálculo original, sin que se realicen actualizaciones en esas conexiones.