En esta guía, aprenderá a usar carpetas para organizar archivos en un espacio de trabajo. De manera similar a cómo su computadora usa carpetas para administrar archivos, puede usar carpetas en Workiva para organizar todos sus archivos.
Descripción general de carpetas
Las carpetas están disponibles en cada espacio de trabajo y son la forma preferida de organizar todos sus archivos. Por ejemplo, puede colocar todos los documentos trimestrales, hojas de cálculo y presentaciones en una estructura de carpetas 2020 > T4 .
Puede ver todas las carpetas en su espacio de trabajo yendo a Archivos y luego a Todos los archivos.
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Todos los archivos enumera todas las carpetas, archivos y presentaciones en su espacio de trabajo. Solo verás los archivos y carpetas a los que tengas permiso de acceder.
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Las subcarpetas creadas por cualquier persona en el espacio de trabajo, como las carpetas 2020 y T4, se enumeran en Archivos.
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Haga clic con el botón derecho en una carpeta y seleccione Nueva subcarpeta para crear más carpetas para ayudar a organizar los archivos.
Nota: Si copió archivos y proyectos, estos se ubicarán de manera predeterminada en una carpeta denominada "Elementos copiados" con una marca de tiempo.
Cómo utilizar carpetas
Debes organizar todos tus archivos usando carpetas y utilizar la opción Archivado en tu espacio de trabajo para trabajar con un archivo financiero. Puede mover proyectos a carpetas para mantenerlos organizados con otros materiales de archivo.Utilice carpetas para:
- Organizar, buscar y trabajar con archivos
- Organizar y realizar un seguimiento de los expedientes
- Avanzar archivos
Migas de pan de archivo
Verá migas de pan a medida que navega por sus carpetas en Archivos. Las migas de pan le muestran las carpetas donde se encuentran los archivos y proporcionan una forma sencilla de navegar entre las carpetas anidadas.
Haga clic en la casilla de verificación junto a un archivo o carpeta para ver su ubicación en la ruta de navegación sobre la lista de archivos. Desde allí, puedes navegar fácilmente a cualquier carpeta de la jerarquía.
Mejores prácticas
A continuación se ofrecen algunos consejos para utilizar carpetas en un trimestre típico.
Organizar archivos:
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Utilice carpetas para organizar todos sus archivos.
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Crea una carpeta principal para todos los documentos con los que trabajas en un trimestre. Dentro de la carpeta principal, puede organizar documentos y archivos en subcarpetas para que sea más fácil encontrar archivos similares.
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Nombra las carpetas con un carácter especial (*'!) si quieres que aparezcan en la parte superior de la lista.
Presentación:
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Utilice carpetas para organizar toda su documentación de archivo.
- Incluya "archivado" en el nombre de las carpetas de archivo para ayudar a identificarlas fácilmente.
Avanzar archivos:
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Utilice una carpeta para avanzar documentos.
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Cambie el nombre de la carpeta creada a partir del avance para que sea fácil de encontrar, como Carpeta de avance principal o Carpeta de avance trimestral.
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Si creó archivos adicionales que desea incluir al avanzar, agréguelos a la carpeta que está usando para avanzar.
¿Qué pasa con las presentaciones?
También puedes utilizar carpetas para organizar tus archivos.Filing lo guía a través de cada paso, desde la recopilación de documentos hasta la presentación en vivo. Cuando creas un archivo en Workiva, agregas todos los archivos y la información necesaria para ese archivo directamente en los pasos del archivo. Los pasos de presentación le indicarán qué hacer a continuación.