Conectar una hoja a una fuente de datos

Las Conexiones de hoja de cálculo permiten extraer y actualizar información directamente desde una fuente de datos externa. Si tiene Hojas de cálculo y Gestión de controles, puede utilizar esta función.

Para acceder a la función Conectores, abra la hoja de cálculo que desee conectar a un origen de datos y haga clic en la barra de herramientas Data.

Crear una fuente de datos

Puede conectarse a Orígenes de datos externos o crearlos directamente en Hojas de cálculo.

Crear un origen de datos a partir de una hoja de cálculo existente:

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Abra la hoja de cálculo que desea utilizar como origen de datos.

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En la barra de herramientas Data, haga clic en Data Set .

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Haga clic en Publicar conjunto de datos en el menú desplegable.

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En la ventana Publicar datos de hoja, introduzca un nombre para el conjunto de datos, seleccione quién de su organización puede acceder a él y añada una descripción.

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Haga clic en Publicar para crear su origen de datos.

Conectarse a una fuente de datos

Un Documento de Hoja de Cálculo puede contener múltiples Hojas conectadas, con cada Hoja conectada a la misma o a diferentes Orígenes de Datos.

Para conectar una Hoja a un Origen de datos:

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En el esquema del Documento, seleccione la Hoja que desea conectar a un Origen de datos.

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En la barra de herramientas Data, haga clic en Connect y seleccione el origen de datos al que desea conectarse.

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En el cuadro de diálogo, seleccione el conjunto de datos que desea conectar y haga clic en Siguiente para importarlo. Si su hoja contiene celdas bloqueadas, deberá desbloquearlas antes de importar su conjunto de datos.

Tras completar el proceso de importación, aparece el icono Hoja conectada junto a cada hoja con una conexión.

Una vez que la hoja está conectada a un origen de datos, puede crear vistas e informes, añadir fórmulas entre hojas o realizar búsquedas. Los datos de una conexión no pueden modificarse en la hoja de cálculo y deben cambiarse en el origen.

Si tiene Wdata habilitado en su cuenta, también puede personalizar aún más sus Orígenes de datos y consultas utilizando Conexiones a Wdata. 

Actualizar una fuente de datos

Una vez que haya creado un Origen de datos y lo haya conectado a otras Hojas, deberá actualizar tanto el Origen como las Hojas conectadas cada vez que realice cambios. 

Para actualizar un origen de datos en una hoja de cálculo de Workiva, haga clic en Volver a publicar en la barra de herramientas Datos.

A continuación, para actualizar los datos de las hojas conectadas a los datos de origen más recientes, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas Datos.

Puede ver la hora y la fecha de la actualización más reciente abriendo el panel Hojas Conectadas .

Desconexión de una fuente de datos

Puede desconectar una Hoja de un Origen de datos en cualquier momento.

Para desconectar un Origen:

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En el panel de esquema, haga clic con el botón derecho del ratón en el icono Hoja conectada de la Hoja que desea desconectar.

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Seleccione Desconectar conjunto de datos en el menú.

Alternativas

Puede que le resulte más fácil utilizar los paneles Conexiones actualizados al compartir grandes conjuntos de datos entre hojas de cálculo. Esta funcionalidad actualizada le permite conectar hojas de cálculo 1:1, incluso entre espacios de trabajo.