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Las conexiones a hojas de cálculo te permiten extraer y actualizar información directamente desde una fuente de datos externa. Si dispones de Hojas de cálculo y Gestión de controles, puedes utilizar esta función.

Para acceder a la función Conectores, abre la hoja de cálculo que deseas conectar a una fuente de datos y haz clic en la barra de herramientas de Datos.

Crear una fuente de datos

Puedes conectarte a fuentes de datos externas o crearlas directamente en hojas de cálculo.

Para crear una fuente de datos a partir de una hoja de cálculo existente:

1

Abre la hoja de cálculo que quieres utilizar como fuente de datos.

2

En la barra de herramientas de Datos, haz clic en Conjunto de datos .

3

Haz clic en Publicar conjunto de datos en el menú desplegable.

4

En la ventana Publicar datos de hoja, ingresa un Nombre de conjunto de datos, selecciona quién de tu organización puede acceder a él y agrega una descripción.

5

Haz clic en Publicar para crear tu fuente de datos.

Conectarse a una fuente de datos

Un documento de hoja de cálculo puede contener varias hojas conectadas, y cada hoja puede conectarse a la misma fuente de datos o a fuentes diferentes.

Para conectar una hoja a una fuente de datos:

1

En el esquema, seleccione la hoja que desea conectar a una fuente de datos.

2

En la barra de herramientas de Datos, haz clic en Conectar y selecciona la fuente de datos a la que quieres conectarte.

3

En el cuadro de diálogo, selecciona el conjunto de datos que quieres conectar y haz clic en Siguiente para importarlo. Si tu hoja contiene celdas bloqueadas, tienes que desbloquearlas antes de importar el conjunto de datos.

Una vez completado el proceso de importación, aparece el ícono Hoja conectada  junto a cada hoja con una conexión.

Una vez que la hoja está conectada a una fuente de datos, puedes crear vistas e informes, agregar fórmulas entre hojas o realizar búsquedas. Los datos de una conexión no pueden modificarse en la hoja de cálculo y deben cambiarse en el origen.

Si tienes Wdata activado en tu cuenta, también puedes personalizar aún más tus fuentes de datos y consultas utilizando Conexiones de Wdata. 

Actualizar una fuente de datos

Una vez que creaste una fuente de datos y la conectaste a otras hojas, tendrás que actualizar tanto el origen como las hojas conectadas cada vez que realices cambios. 

Para actualizar una fuente de datos en una hoja de cálculo de Workiva, haz clic en Volver a publicar en la barra de herramientas de Datos.

A continuación, para actualizar los datos de las hojas conectadas a los datos de origen más recientes, haz clic en Actualizar en la barra de herramientas de Datos.

Puedes ver la hora y la fecha de la actualización más reciente abriendo el panel Hojas conectadas .

Desconectarse de una fuente de datos

Puedes desconectar una hoja de una fuente de datos en cualquier momento.

Para desconectar un origen:

1

En el panel de esquema, haz clic con el botón derecho en el ícono Hoja conectada de la hoja que quieres desconectar.

2

Selecciona Desconectar conjunto de datos en el menú.

Alternativas

Puede que te resulte más fácil utilizar los paneles Conexiones actualizados al compartir grandes conjuntos de datos entre hojas de cálculo. Esta funcionalidad actualizada te permite conectar hojas de cálculo en una relación 1:1, incluso entre espacios de trabajo.