Centro de soporte de Workiva

En Workiva, su capacidad para acceder e interactuar con una función se establece de acuerdo con su rol. Los roles permiten a las empresas limitar el acceso de un empleado únicamente a las herramientas necesarias para su trabajo. Una vez que se asigna un rol, el acceso se puede restringir aún más mediante el uso de permisos , como la capacidad de ver o editar un archivo en particular. Chains sigue este mismo modelo, pero incluye un subconjunto de permisos exclusivos de Chains.

Esta guía le mostrará cómo crear grupos de usuarios en Chains, asignar roles apropiados y configurar los permisos necesarios.

Paso 1: Crear el grupo de usuarios Propietarios de la cadena

Para comenzar, alguien con el rol Administrador de seguridad de cadena deberá crear nuevos grupos de usuarios y clasificar al personal en ellos. Estos grupos definirán las habilidades que tiene cada persona en su software.

Como mínimo, debe crear un grupo Propietarios de cadenas que permita a los usuarios ver, ejecutar, editar y crear cadenas.

Aquí te explicamos cómo:

1. Desde Workiva Home, haga clic en Configuración  en la parte superior izquierda.
2. En Configuración del lugar de trabajo, seleccione la pestaña Grupos .
3. Haga clic en Crear grupo en el lado derecho.
4. Nombre este grupo Propietarios de la cadena.
5. Ahora agregue miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando personas. Recuerde que los usuarios de este grupo tendrán la capacidad de ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
6. Haga clic en el botón Crear grupo para finalizar.

Establecerás los permisos para este grupo en el paso 4.

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre la configuración de grupos de usuarios.

Creación de grupos de usuarios adicionales

Ahora ha configurado un grupo Propietario de cadena que tiene acceso completo a las cadenas. Este es el único grupo requerido, pero es posible que desee permitir que otros miembros del personal también accedan a las cadenas.

En este caso, recomendamos seguir los pasos anteriores para crear dos grupos adicionales:

• Visores de cadenas: Este grupo tiene acceso de solo visualización a las cadenas.
• Corredores de cadenas: Este grupo puede ver y ejecutar cadenas, pero no puede modificarlas ni crearlas.

Paso 2: Asignar nuevos roles de usuario

Ahora que ha configurado grupos de usuarios para los miembros de su personal, deberá asignar a cada persona un rol actualizado.

Esto es lo que recomendamos:

• Eliminar el rol de Propietario de la cadena de todos los usuarios de Cadenas: Este rol heredado otorga acceso de administrador a todas las configuraciones y objetos de Cadenas. Ya no es necesario y puede permitir que usuarios no deseados accedan a sus cadenas.
• Asignar el rol de Constructor de cadenas a todos los usuarios de Chains: El rol de Constructor de cadenas otorga acceso a la plataforma Chains en sí, pero no otorga otras habilidades por sí solo.
• Asignar el rol de administrador de seguridad de la cadena a al menos una persona: Este rol permite al administrador asignar permisos a otros usuarios. Al menos una persona debería tener esta habilidad.

Para actualizar los roles de sus miembros, siga estos pasos:

1. Desde Workiva Home, haga clic en el ícono Personas en la parte superior izquierda para acceder a la pantalla Miembros.
2. Desde la pantalla Miembros, marque la casilla junto a cada persona que desee actualizar.
3. Haga clic en Editar roles en la parte superior.
4. Marca para aplicar una función o desmarca para eliminarla. Un guión en una casilla de verificación indica que algunos de los miembros seleccionados ya tienen esta función.
5. Haga clic en Aplicar para finalizar.

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre el cambio de roles.

Paso 3: Establezca permisos para sus nuevos grupos

En este punto, a los miembros de su personal se les deben asignar sus nuevos roles y grupos. El paso final es asignar permisos únicos a cada grupo; estos permisos, a su vez, decidirán el nivel de acceso otorgado a cada miembro del personal.

A continuación se explica cómo asignar permisos:

1. En Chain Builder, haga clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Desde la barra de navegación en la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
3. Desde la pestaña Permisos, seleccione el grupo Propietarios de cadena .
4. En Permisos, en el lado derecho, coloque una marca de verificación debajo de Creador. Sus cambios se guardarán automáticamente.

En este punto, has terminado de aplicar permisos al grupo Propietarios de la cadena. Si creó los grupos opcionales Visores de cadena o Ejecutores de cadena, repita este paso y elija los permisos adecuados para ese grupo.

Paso 4: Eliminar permisos del grupo de usuarios predeterminado

Todos los usuarios nuevos de Chains se colocan automáticamente en el grupo de usuarios Predeterminado . Este grupo de usuarios solo es visible en Chains y no aparecerá en el resto de Workiva. No se puede eliminar ni borrar.

Dado que este grupo incluye a todos los miembros de su espacio de trabajo, recomendamos eliminar la mayoría de sus permisos.

Nota: Antes de continuar con este paso, asegúrese de que todos los usuarios estén asignados a otros grupos con los permisos adecuados. Al eliminar permisos del grupo Predeterminado se eliminan de todos los usuarios que están asignados únicamente a este grupo.

1. En Chain Builder, haga clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Desde la barra de navegación en la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
3. Desde la pestaña Permisos, seleccione el grupo de usuarios Predeterminado .
4. En el lado derecho, desmarque las casillas para eliminar todos los permisos. Sus cambios se guardarán automáticamente.

Comprender los niveles de permiso

Los niveles de permiso en las cadenas están nivelados y correlacionados, lo que significa que algunos permisos se habilitan automáticamente cuando se habilita un permiso de nivel superior. Por ejemplo, el permiso de Creador otorgará automáticamente el permiso de Ejecutor y Editor.

Tenga en cuenta que no se pueden seleccionar todas las casillas de verificación dentro de un espacio de trabajo.

Nota: Los permisos de Visualizador y Administrador no se pueden asignar en el nivel de Espacio de trabajo. El permiso de espectador es un permiso predeterminado otorgado a todos los miembros del espacio de trabajo, y el permiso de administrador es otorgado según el rol del usuario.

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¿Puedo asignar permisos a cadenas individuales?

Sí, pero esto requiere derechos de administrador de seguridad ambiental en el entorno principal de la cadena.

Obtenga más información sobre cómo asignar permisos a cadenas individuales