En Workiva, tu capacidad para acceder e interactuar con una función se establece en función de tu rol en . Las funciones permiten a las empresas limitar el acceso de un empleado a las herramientas necesarias para su trabajo. Una vez asignada una función, el acceso puede restringirse aún más mediante el uso de permisos - como la capacidad de ver o editar un archivo en particular. Chains sigue este mismo modelo, pero incluye un subconjunto de permisos exclusivos de Chains.
Esta guía le mostrará cómo crear grupos de usuarios en Chains, asignar roles apropiados y configurar los permisos necesarios.
Paso 1: Eliminar permisos del grupo de usuarios Default
Todos los nuevos usuarios de Chains se colocan automáticamente en el grupo de usuarios Default. Este grupo de usuarios sólo es visible en Cadenas y no aparecerá en el resto de Workiva. No puede borrarse ni eliminarse.
Dado que este grupo incluye a todos los miembros de tu espacio de trabajo, te recomendamos que elimines la mayoría de sus permisos.
Nota: El rol de Administrador de Seguridad de Cadenas es necesario para asignar permisos en Cadenas.
- En Chain Builder, haga clic en Settings en la parte superior izquierda.
- En la barra de navegación de la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
- En la pestaña Permisos, seleccione el grupo de usuarios Default.
- En la parte derecha, desmarca las casillas para eliminar todos los permisos. Los cambios se guardarán automáticamente.
Paso 2: Crear el grupo de usuarios Propietarios de Cadenas
Ahora que ha eliminado los permisos del grupo Predeterminado, tendrá que crear nuevos grupos y clasificar a los miembros de su personal en ellos. Estos grupos definirán las habilidades que cada persona tiene en su software.
Como mínimo, debe crear un grupo Propietarios de cadenas que permita a los usuarios ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
He aquí cómo:
- Desde Workiva Home, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
- En Configuración del puesto de trabajo, seleccione la pestaña Grupos.
- Haga clic en Crear grupo en el lado derecho.
- Nombra a este grupo Propietarios de cadenas.
- Ahora añada miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando individuos. Recuerde que los usuarios de este grupo tendrán la capacidad de ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
- Haga clic en el botón Crear grupo para finalizar.
Los permisos para este grupo se establecerán en el paso 4.
Nota: ¿Necesita más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre la creación de grupos de usuarios.
Creación de grupos de usuarios adicionales
Ahora ha configurado un grupo Propietario de cadena que tiene acceso completo a las cadenas. Este es el único grupo requerido, pero es posible que desee permitir a otros miembros del personal para acceder a las cadenas también.
En este caso, recomendamos seguir los pasos anteriores para crear dos grupos adicionales:
- Visores de cadenas: Este grupo sólo tiene acceso a las cadenas.
- Corredores de cadenas: Este grupo puede ver y ejecutar cadenas, pero no puede modificarlas ni crearlas.
Paso 3: Asignar nuevas funciones a los usuarios
Ahora que has configurado grupos de usuarios para los miembros de tu plantilla, tendrás que asignar a cada persona una función actualizada.
Esto es lo que recomendamos:
- Elimina el rol de Propietario de Cadena de todos los usuarios de Chains: Este rol heredado otorga acceso de administrador a todas las configuraciones y objetos de Chains. Ya no es necesario y puede permitir a los usuarios el acceso no deseado a sus cadenas.
- Asigna el rol de Constructor de Cadenas a todos los usuarios de Chains: El rol de Constructor de Cadenas otorga acceso a la plataforma de Cadenas en sí, pero no otorga otras habilidades por sí mismo.
- Asigne la función Administrador de seguridad de la cadena al menos a una persona: Este rol permite al administrador asignar permisos a otros usuarios. Al menos una persona debe tener esta capacidad.
Para actualizar las funciones de sus miembros, siga estos pasos:
- Desde Workiva Home, haz clic en el icono Personas en la parte superior izquierda para acceder a la pantalla de Miembros.
- En la pantalla Miembros, marque la casilla junto a cada persona que desee actualizar.
- Haga clic en Editar funciones en la parte superior.
- Marque para aplicar una función o desmarque para eliminarla. Un guión en una casilla de verificación indica que algunos de los miembros seleccionados ya tienen esta función.
- Haga clic en Aplicar para finalizar.
Nota: ¿Necesita más ayuda? Haga clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre el cambio de funciones.
Paso 4: Establezca permisos para sus nuevos grupos
En este punto, los miembros de su personal deberían tener asignadas sus nuevas funciones y grupos. El último paso es asignar permisos únicos a cada grupo; estos permisos, a su vez, decidirán el nivel de acceso concedido a cada miembro del personal.
Nota: Para asignar permisos en Cadenas se requiere el rol de Administrador de Seguridad de Cadenas.
A continuación se explica cómo asignar permisos:
- En Chain Builder, haga clic en Settings en la parte superior izquierda.
- En la barra de navegación de la parte superior, seleccione Usuarios y permisos.
- En la pestaña Permisos, seleccione el grupo Propietarios de la cadena.
- En Permisos, a la derecha, marque Creator. Los cambios se guardarán automáticamente.
En este punto, ha terminado de aplicar los permisos al grupo Propietarios de la cadena. Si ha creado los grupos opcionales Visores de cadena o Ejecutores de cadena, repita este paso y elija los permisos adecuados para ese grupo.
Comprender los niveles de permiso
Los niveles de permiso en las Cadenas están nivelados y correlacionados, lo que significa que algunos permisos se habilitan automáticamente cuando se habilita un permiso de nivel superior. Por ejemplo, el permiso de Creador concederá automáticamente el permiso de Ejecutor y Editor.
Tenga en cuenta que no todas las casillas de verificación pueden seleccionarse dentro de un espacio de trabajo.
| Permiso | Habilidades concedidas |
| Lector | Permiso para ver cadenas, pero no para ejecutarlas o editarlas. (No asignable aquí.) |
| Ejecutor | Permiso para ver y ejecutar cadenas, pero no para editarlas o crearlas. |
| Editor | Permiso para ver, ejecutar y editar cadenas, pero no para crear cadenas nuevas. |
| Creador | Permiso para ver, ejecutar, editar y crear cadenas. |
| Administrador | Acceso de administrador total a las cadenas del espacio de trabajo. (No asignable aquí.) |
Nota: Los permisos Viewer y Admin no pueden asignarse a nivel de Espacio de Trabajo. El permiso de espectador es un permiso predeterminado que se concede a todos los miembros del espacio de trabajo, y el permiso de administrador lo concede el rol del usuario.
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¿Puedo asignar permisos a cadenas individuales?
Sí, pero para ello se necesitan derechos de administrador de seguridad del entorno en el entorno principal de la cadena.
Más información sobre la asignación de permisos a cadenas individuales