Vorbereiten einer PDF-Datei für die Ablage

Die Einreichung von PDFs in EDGAR kann einige Herausforderungen mit sich bringen, sowohl aufgrund der Anforderungen der SEC an das Format und den Inhalt der PDFs als auch aufgrund der Art und Weise, wie EDGAR die PDFs während der Einreichung behandelt. Nachfolgend finden Sie einige Informationen zu den Anforderungen und dem Verfahren sowie Informationen zum Reduzieren einer PDF-Datei, um Probleme zu vermeiden.

Inoffizielle und offizielle PDF-Dokumente

Für die meisten SEC-Formulare können PDF-Dateien eingereicht werden, die jedoch als inoffizielle Dokumente gelten, die auch als "Höflichkeitsdokumente" bezeichnet werden. Wie im EDGAR Filer Manual Volume 2, Abschnitt 5.2.3.5 beschrieben, kann ein PDF-Dokument neben dem offiziellen HTML-Dokument eingereicht werden, wobei die gleiche Bezeichnung für das Exponat wie für das HTML-Dokument verwendet wird.

Es gibt einige Formulararten und Exponate, bei denen PDFs als offizielle Dokumente gelten. Diese sind im EFM Band 2, Abschnitt 5.2.3.6 aufgeführt. Die jährliche "Hochglanz"-Berichtspflicht auf Formular ARS oder Anhang 99 auf Formular 6-K und Anhang 96 auf Formular 10-K oder Formular 20-F sind gängige Beispiele.

Hinweis: Sowohl für inoffizielle als auch für offizielle PDFs gilt, dass sie den Regeln des EDGAR Filer Manual Volume 2, Abschnitt 5.2.3.2 entsprechen müssen, d. h. sie dürfen keine Formulare, Hyperlinks oder Skripte enthalten, müssen aber durchsuchbaren Text enthalten. Werden bei der Einreichung Fehler in einem PDF-Dokument festgestellt, wird das PDF-Dokument entweder aus der Einreichung entfernt, wie es bei nichtamtlichen Dokumenten der Fall ist, oder die Einreichung wird bei amtlichen Dokumenten vollständig ausgesetzt.

Allgemeine PDF-Fehlermeldungen

1. INVALID_PDF_TAG - dieser Fehler zeigt an, dass EDGAR davon ausgeht, dass die PDF-Datei Formulare, Hyperlinks oder Skripte enthält.
2. EMPTY_DOCUMENT - dieser Fehler tritt auf, wenn eine PDF-Datei nur mit Bildern eingereicht wird, d.h. es gibt keinen auswählbaren Text.
3. INVALID_UNOFFICIAL_PDF - dieser Fehler zeigt an, dass die PDF-Datei nicht als offizielles Dokument betrachtet wird und dass es kein offizielles Dokument mit der gleichen Exponatbezeichnung gibt.

Die SEC stellt auch das folgende Dokument zur Verfügung, um PDF-Probleme und mögliche Lösungen zu erläutern.

Hinweis: Fehler in "inoffiziellen" PDFs werden entfernt, aber der Rest der Einreichung wird akzeptiert, während Fehler in "offiziellen" PDFs zu einer Aussetzung der Einreichung führen.

Workiva's PDF verkleinern Funktion

Um PDF-Probleme zu lösen, haben wir die Funktion Flatten PDF hinzugefügt. Diese Funktion ist auf der Seite Collect im Menü neben der PDF-Datei verfügbar:

Zusätzlich zum Menü wird nach dem Einreichen eines Antrags bei einer PDF-bezogenen EDGAR-Fehlermeldung eine Option zum Reduzieren dieser PDF-Datei angeboten.

Die Funktion "PDF reduzieren" bietet zwei Stufen der PDF-Verarbeitung: "Basic" und "Comprehensive".

• Basic entfernt die verbotenen PDF-Elemente wie im EDGAR Filer Manual beschrieben auf die am wenigsten invasive Weise.
• Comprehensive führt die gleiche Verarbeitung wie Basic durch, baut aber zusätzlich die PDF-Datei neu auf, um die EDGAR-Validierungsprüfungen besser zu bestehen, und wird daher für die meisten Dokumente empfohlen

Darüber hinaus gibt es Erweiterte Optionen in der Funktion PDF reduzieren, einschließlich der Option Leere Seite einfügen , die eine Seite mit weißem Text auf weißem Hintergrund an einer bestimmten Stelle in Ihrem Dokument einfügt.

• Wenn Sie eine EMPTY_DOCUMENT-Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich am besten an den Ersteller der PDF-Datei, um ein Dokument zu erhalten, das auswählbaren Text enthält. Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein solches Dokument zu erhalten, können Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung beraten, um festzustellen, ob dies in Ihrer Situation eine geeignete Option ist. Sie können auch die Option Leere Seite einfügen im Abschnitt Erweiterte Optionen in Betracht ziehen.

Prüfung

Wir empfehlen, die PDF-Datei nach der Reduzierung visuell zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Artefakte oder unerwarteten Änderungen vorhanden sind.

Nach der Verflachung können Sie die PDF-Datei im Menü des Schrittes Sammeln, im Schritt Überprüfen und in der Vorschau der Testablage herunterladen und überprüfen.

Sollten Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Workiva Support.